Nie od dziś wiadomo, że planowanie i organizacja wydarzenia jest czasochłonnym i często frustrującym zajęciem. Dobrze jest więc pomóc sobie w tym przedsięwzięciu, wynajmując agencję eventową. Tego rodzaju firma przejmie na siebie organizację i późniejsze zarządzanie eventem. Poniższy tekst podpowie, jak wybrać agencję eventową, która będzie odpowiadać Twoim potrzebom.

Po pierwsze — zdefiniuj swoje oczekiwania

Zanim w ogóle zaczniesz poszukiwania, Twoim pierwszym krokiem powinno być określenie swoich oczekiwań, potrzeb oraz tego, co chcesz danym eventem osiągnąć. Jest to kwestia kluczowa, będąca podstawą współpracy z agencją eventową. Ustalenie celów jest jednym z najważniejszych punktów całego procesu.

Po drugie — przygotuj brief

Gdy pierwszy krok masz już za sobą, przychodzi czas na sporządzenie notatki (tzw. brief), która powędruje do potencjalnych oferentów. Przykłady briefów można bez problemu znaleźć w internecie, np. na stronach agencji eventowych. Na samym początku powinien się znaleźć konkretny cel lub problem, który chcesz rozwiązać. Dalej trzeba zawrzeć w kilku słowach, jak dany event ma wpłynąć na grupę docelową. Skup się głównie na tym, co wydarzenie powinno wzbudzić na poziomie emocji, myśli i działań odbiorców. Pamiętaj tylko, że ma to być zwięzła wypowiedź. Pisz wprost — pozwoli to uniknąć nieporozumień.

Oczywiście dane wydarzenie wcale nie musi mieć tylko jednego celu i oprócz głównego (np. sprzedażowego) może też posłużyć osiągnięciu pobocznych. Przedstawienie ich już na samym początku pozwala oferentom na zrozumienie, co muszą zrobić oraz daje możliwość skupienia się na znalezieniu najlepszego rozwiązania.

Dobrze jest już na tym etapie ujawnić dostępny budżet. Pozwoli to na znaczne zaoszczędzenie czasu obu stron, gdyż agencje będą miały jasno określone, na co mogą sobie pozwolić i nie będą proponować ofert, które nie zmieszczą się w Twoim budżecie.

Po trzecie — przeprowadź rozpoznanie

Kiedy masz już gotowy brief, pojawia się pytanie: do których agencji go wysłać? Nie wysyłaj zapytania ofertowego hurtowo — zanim wyślesz brief, przeprowadź research. Przy dobrym wykonaniu takie badanie rynku pozwoli wyłonić 2-3 agencje, spomiędzy których dokonasz ostatecznego wyboru. Rozpoznanie jest o tyle ważne, że agencje eventowe nierzadko odmawiają udziału w przetargu, gdy dowiadują się, że bierze w nim udział kilkunastu oferentów. Ostatecznie więc organizacja dużego przetargu będzie kosztować więcej czasu i nerwów niż wykonanie researchu i zaproszenie wąskiej grupy oferentów.

Podstawowym kryterium w wyborze agencji eventowej powinno być jej doświadczenie. W żadnym wypadku nie sugeruj się nazwą, czy wyglądem jej strony internetowej. Jeśli bierzesz pod uwagę agencję sieciową, sprawdź jej lokalne doświadczenia. Nie wykluczaj też od razu takich, które korzystają z usług podwykonawców. Skup się na poprzednich projektach agencji i opiniach osób, z którymi wcześniej współpracowały. Zazwyczaj agencje utrzymujące się przez dłuższy czas na rynku zrealizowały liczne i różnorodne projekty, co przekłada się na gwarancję dobrego wykonania. Twój brief może też zawierać prośbę o przedstawienie kilku zrealizowanych przez agencję eventową projektów. Dzięki temu upewnisz się, że rozmawiasz z właściwymi ludźmi.

Po czwarte — poznaj bliżej agencję

Po wytypowaniu wąskiego grona potencjalnych oferentów, dobrze jest zorganizować spotkania i poznać ich bliżej. Oczywiście najlepiej zrobić to „face to face”. Dzięki takiemu spotkaniu upewnisz się, że rozumieją Twoje oczekiwania. Da to także możliwość wysłuchania ich pomysłów i porad oraz skorzystania z posiadanego przez nich doświadczenia. Powinno się przy tym zwrócić uwagę na sposób komunikacji — jak szybko uzyskano odpowiedź na zapytanie i czy rozumiecie się bez problemów. Komunikacja na linii agencja-klient wiele mówi o jej podejściu. Ważne jest przy tym, aby traktować agencję eventową jak partnera, a nie dostawcę czy pomoc. Relacja powinna być transparentna i obie strony powinny się informować, jeśli nastąpią jakieś zmiany. Wyjaśnij agencji, co chcesz osiągnąć, co myślisz i jakie masz obawy.

Po piąte — poproś o referencje

Odpowiedzią na Twój brief powinna być konkretna oferta. Jej treść powinna zawierać m.in. wstępny harmonogram działań, pełny kosztorys dotyczący wszystkich punktów wydarzenia, opis scenografii, scenariusz, propozycję artysty, konferansjera czy gadżetów. Dobrze jest też poprosić o dodatkowe referencje. W przeciwieństwie do podobnego zapytania zawartego w briefie teraz powinno chodzić Ci o klientów, których eventy nie przebiegły całkowicie sprawnie. Błędy mogą się wszakże zdarzyć każdemu. Pozwoli Ci to sprawdzić, jak dana agencja eventowa poradziła sobie w trudnych sytuacjach. Da to pełniejszy obraz danej firmy i ułatwi podjęcie ostatecznej decyzji. Jedną z rekomendowanych firm w Krakowie jest Loft44.

Podsumowanie

Na wybór agencji eventowej wpływa wiele czynników. Do najważniejszych należą doświadczenie, umiejętności, budżet, przedstawione referencje, sposób komunikacji i kreatywność. Warto jednak pamiętać, że niezależnie od ostatecznej decyzji, najlepsze wyniki osiąga się przy partnerskiej współpracy z agencją. Obu stronom zależy przecież na tym samym — powodzeniu całego wydarzenia.