Przedsiębiorcy, którzy w dzisiejszych czasach chcą zaistnieć na szerszym, niż do tej pory rynku, bądź też - bardziej przyziemnie - nie wypaść z niego w czasach kryzysu, inwestują coraz większe pieniądze w organizowanie imprez, które rozsławią imię ich firmy. Eventing jest formą od lat uznaną na świecie jako jedno z lepszych narzędzi marketingowych, z którego korzystają zarówno wielcy tego świata organizując nagłaśniane medialnie olimpiady, mistrzostwa sportowe i akcje promocyjne, jak i właśnie przedsiębiorcy, którzy organizują imprezy, by wypromować markę.

Bardzo znaczącą formą takiej promocji jest z pewnością konferencja, która zorganizowana w formie eventowej ma ogromną moc oddziaływania. Konferencje pozwalają bowiem na wyjątkowy tryb komunikacyjny - zaprezentowanie swoich produktów i rozwiązań oraz natychmiastowe zapoznawanie się z opiniami i poglądami klientów i partnerów. Dobrze zorganizowana impreza tego typu, dbałość o szczegóły oraz o komfort i zadowolenie wszystkich uczestników konferencji może być przyczynkiem do powodzenia.Już chociażby konferansjer, który nadaje odpowiedni bieg wydarzeniom jest w dużej mierze kluczem do sukcesu, więc jeżeli gospodarz nie jest dobrym mówcą i nie czuje się najlepiej w takiej roli, wówczas należałoby pomyśleć o odpowiedniej osobie. Może nią być ktoś pracujący w firmie i zajmujący się np. kontaktami z mediami czy też ktoś z obsady kierowniczej, choć istnieje też wiele innych możliwości – często centra, w których wynajmuje się sale konferencyjne zatrudniają takie osoby, bądź mogą nas z nimi skontaktować.

Coraz bardziej popularnym sposobem na przyciągnięcie uwagi widzów staje się również angażowanie osób znanych szerszej publiczności, takich jak aktorzy, komicy czy też piosenkarze. W przypadku jednak organizowania konferencji o charakterze naukowym najlepszym posunięciem nie będzie zaangażowanie znanego prowadzącego, gdyż nie on ma być w centrum, tylko pozyskanie sław w danej dziedzinie. Największe firmy farmaceutyczne dbaj o to, by spotkania poświęcone na przykład terapii osób z zaburzeniami osobowości prowadzili profesorowie od lat zajmujący się tą problematyką. Potrafią oni wszak rzucić światło na rozwój nauki w kwestii psychiatrii jako gałęzi medycyny, postęp w walce z chorobami oraz niekwestionowaną rolę coraz bardziej nowoczesnych leków w tej dziedzinie. Podobnie ma się rzecz z konferencjami dotyczącymi każdej innej gałęzi gospodarki – powinny na nich występować autorytety, osoby które znają się na rzeczy i potrafią swą wiedzę przekazać w interesujący sposób.

Jednak same słowa nie są już dziś wystarczającym czynnikiem przyciągającym uwagę widzów. Należy zadbać również o odpowiednie techniki multimedialne - ściany wizyjne, telebimy i rzutniki, nie zapomnieć o specjalistach od obsługi dźwięku i światła, przeważnie obiekty konferencyjne dysponują i odpowiednim personelem i wszelkim tego rodzaju sprzętem, należy jednak samemu wszystko sprawdzić. Pamiętajmy też o tym, by nawet podczas przerw uczestnicy mogli zapoznać się w ciekawostkami dotyczącymi tematu spotkania takimi, jak instalacje i konstrukcje, plany i miniatury, czy też materiały w postaci drukowanej. Bardzo ważna jest też piecza nad tematyką wystąpień, długością ich trwania oraz nad tym, by uczestnicy mieli czas na odpoczynek i wymianę poglądów. Nawet tak błaha z pozoru sprawa, jak zbyt mała ilość hostess obsługujących gości może niekorzystnie odbić się na reputacji gospodarza imprezy. Podczas przerw w wystąpieniach zaproszeni muszą mieć możliwość skorzystania z poczęstunku, po zakończeniu spotkań warto natomiast zorganizować spotkanie na mniej formalnym gruncie, gdzie można będzie zacieśnić więzi i bliżej się poznać. Taka kolacja czy też bankiet zazwyczaj odbywa się w tym samym miejscu, co konferencja, więc dobra firma cateringowa z pewnością zajmie się gośćmi w odpowiedni sposób. Jeżeli natomiast spotkanie odbywa się w zajeździe, bądź zamku – radzimy ustalić z właścicielami przebieg imprezy i wybrać dania z oferty kuchni.

Tego typu spotkanie niesie ze sobą spore koszty, jednak wizerunek firmy i jej wartość często zależą od tego, jak jesteśmy postrzegani w naszym biznesowym otoczeniu. Inwestujmy zatem w kontakty i dbajmy o nie pod każdym względem.

Mazurmazurro