Tworzenie eventu rozpoczyna się zazwyczaj na kilka miesięcy przed realizacją. Spotkania z klientami, planowanie atrakcji, szukanie kompromisu między tym, co chce nasz kontrahent a tym, co udźwignie budżet wydarzenia.

Zazwyczaj zaczyna się bardzo spokojnie, pusta sala w hotelu, łąka, plaża lub rynek w jakimś mieście. I nagle pojawiają się zielone samochody z napisem „Bartbo – Agencja Eventowa”. Rozpoczyna się proces przygotowywania eventu. Proces dość złożony, składający się z kilku etapów. Zanim pojawią się goście i zanim rozpocznie się zabawa, trzeba przemyśleć kilka spraw i ustawić kilka rzeczy.

Na początek, wstępny plan

Tworzenie eventu rozpoczyna się zazwyczaj na kilka miesięcy przed realizacją. Spotkania z klientami, planowanie atrakcji, szukanie kompromisu między tym, co chce nasz kontrahent a tym, co udźwignie budżet wydarzenia. Planowanie miejsca, rezerwacje hoteli i przestrzeni do zabawy oraz ludzi, którzy to wszystko zrealizują. Wszystkie te procesy trwają równolegle. Trochę inaczej planuje się imprezy integracyjne dla firm, w inny sposób planujemy rodzinny piknik z okazji dni miasta. Ale podstawowe zasady są takie same. Wszystko musi się udać, a uczestnicy mają po wszystkim bić brawo.

Gdy jedziesz na wycieczkę, zapakuj misia w teczkę

Zanim zielone samochody rozpoczną podróż w stronę miejsca, w którym zrobimy imprezę, muszą być zapakowane według tego, co znajduje się w ofercie. Od materiałów plastycznych dla dzieci, przez ławki i leżaki dla dorosłych, aż po głośniki i mikrofony. Brak któregokolwiek z tych elementów może bardzo zestresować ekipę realizującą event. Dlatego pakowanie to bardzo ważny etap przygotowań. Wszystko tu odbywa się z nosem w kartce. Każda rzecz leży na półce, tylko trzeba o niej pamiętać. Nasza maskotka – wielka Panda Bartbo, też chętnie pojedzie na wycieczkę, trzeba tylko pamiętać o naładowanych akumulatorach, bo bez nich nie będzie mogła chodzić.

Lekcja Geografii

Dojazd na miejsce realizacji to już zadanie działu logistyki oraz kierowców. Trasy naszych podróży często są bardzo pokręcone. Rysujemy na mapie esy-floresy od jednego eventu do drugiego we wszystkich kierunkach świata. W drodze z miejsca A do miejsca Z odwiedzamy jeszcze kilka innych miejsc, czasem jest to cały alfabet, bo w sezonie wiosennym realizujemy bardzo wiele przedsięwzięć. Nawigacja satelitarna niestrudzenie podpowiada „Za 100 metrów… zawróć”. Na szczęście do wielu miejsc jeździmy cyklicznie i drogę znamy już na pamięć.

Budujemy miasto radości

Na miejsce realizacji przyjeżdżamy zawsze z odpowiednim wyprzedzeniem. W przypadku dużych imprez może to być nawet kilkanaście godzin. I wtedy od razu zaczyna się budowanie eventowej rzeczywistości. Na wielkich i małych piknikach uzgadniamy z organizatorem gdzie wyrosną nadmuchiwane zabawki, skąd będzie donośnym głosem mówił konferansjer, a dokąd pójdą wszyscy, którzy zgłodnieją, innymi słowy, gdzie trzeba rozstawić catering. W hotelowych salach najczęściej przygotowujemy imprezy tematyczne. Tam trzeba rozstawić dekoracje, światła i nagłośnienie. Swoje szczególne miejsce będzie miał także DeeJay - bardzo ważny podczas każdej imprezy tanecznej.

Trzy, dwa, jeden…

Zaczynamy imprezę. Są uczestnicy, jest muzyka, z minuty na minutę wszystko się rozkręca. Ekipa realizacyjna ostro pracuje, kierowcy odpoczywają – oni jeszcze będą musieli zawieźć wszystkich bezpiecznie do domu. Dmuchańce, konkursy, quady i wiele innych atrakcji. Gdy impreza kręci się zgodnie z planem, wszyscy jesteśmy zadowoleni. Gdy coś idzie nie tak, natychmiast interweniujemy, aby ewentualne awarie sprzętu nikomu nie psuły zabawy. Event to bardzo często niezwykle skomplikowana maszyna, w której poszczególne trybiki muszą być ze sobą idealnie spasowane.

Koniec jest początkiem

Gdy z miejsca zabawy znika ostatni gość, koniec imprezy, staje się początkiem pakowania i układania. Niewielu wie, że od tego jak zapakujemy nasze atrakcje, zależy to jak szybko będą mogły pojechać na kolejną imprezę. Bardzo ważne jest także właściwe zabezpieczenie sprzętu i dekoracji, aby nic nie uszkodziło się w transporcie. Kable trafiają do odpowiednich skrzyń, głośniki do pokrowców, a dekoracje znikają pod warstwami folii typu stretch, w której wykorzystaniu jesteśmy chyba mistrzami świata. Samochody znowu wypełniły się po sufit i można wracać.

Ostatni gasi światło

Na koniec jeszcze podsumowanie imprezy i sprawdzenie, czy na pewno wszystko spakowaliśmy. Rozmowa z instruktorami ujawnia wszystko co trzeba poprawić, naprawić, ulepszyć. Każda realizacja to dla nas bardzo ważna lekcja, gdyż z robienia eventów uczymy się bez przerwy, to proces, który nigdy się nie skończy. Kończy się natomiast praca ekipy realizacyjnej. Wsiadamy do samochodów i ruszamy w drogę. Teraz kierowcy będą mieli co robić, natomiast pasażerowie mogą iść spać.

Jeszcze tu wrócimy z Pandą

Bardzo lubimy nasze podróże. Chętnie wracamy do znanych już miejsc, do niektórych nawet kilka razy w roku. Choć cenimy także nowe znajomości. Chętnie odwiedzimy Ciebie i Twoich bliskich albo współpracowników. Możemy spotkać się szybciej niż myślisz. Zacznijmy planowanie Twojego eventu już teraz.