Organizowanie konferencji zarówno w dużym, jak i mały mieście, wcale nie jest łatwe. Wymaga doskonałej logistyki oraz zaplanowania nawet w najmniejszym szczególe. Należy przygotować się także na niespodziewane obroty spraw, stąd koniecznie trzeba mieć przygotowaną alternatywę i umieć rozwiązać każdy, nawet trudny problem. Tutaj warto postawić na sprawdzone firmy nagłośnieniowe, czy też kateringowe. Miejsce konferencji również powinno być na najwyższym poziomie, zarówno eleganckie, jak i ekskluzywne. Jeżeli organizujemy kolejny raz konferencję tej samej firmy, można postawić ponownie na te samo miejsce, gdyż w ten sposób można tworzyć tradycję.

Warszawa - duże miasto, duże możliwości

Warszawa posiada szeroki wybór sal konferencyjnych, gdzie można zorganizować konferencję. Warto wybrać takie, które są eleganckie i stylowe, gdyż to również wpływa na prestiż przedsięwzięcia. Jednak w przypadku konferencji w dużym mieście wynajem sali jest ważny, tym bardziej, jeżeli chcemy mieć salę o określonych standardach jakościowych. Ważna jest także jej wielkość, gdyż musi ona pomieścić nie tylko gości, ale również sprzęt, czy też stolik, gdzie będą znajdować się informacje oraz plan konferencji, czy też zaplanowane atrakcje. Istotna jest także ilość gniazdek, aby móc podłączyć sprzęt, oczywiście duże znaczenie ma także nagłośnienie. Sala konferencyjna powinna mieć wydzielone miejsce, gdzie można się przygotować, a także zrelaksować przez wystąpieniem. W przypadku konferencji kilkudniowych uczestnicy muszą mieć dostęp do miejsc noclegowych, tutaj także ważny jest standard. Trzeba zorganizować katering, aby goście w czasie przerwy mogli zjeść ciepły posiłek. Tutaj koniecznie trzeba postawić na różnorodne kuchnie, aby każdy znalazł coś dla siebie.

Konferencja w małym mieście - czy można ją tak zorganizować, aby zakończyła się sukcesem?

Zorganizowanie konferencji w małym mieście również wymaga przygotowania odpowiedniego planu. Na pewno budżet na taką konferencję nie musi być tak wysoki, ale również ciężko jest przygotować konferencję, aby była prestiżowa. Już na samym początku możemy mieć problem z odpowiednią lokalizacją. Ciężko bowiem znaleźć miejsce, w którym będzie odpowiednio duża sala, jak i miejsce noclegowe, które pomieści wszystkich gości. Trzeba także zwrócić uwagę na znalezienie specjalistów, którzy będą pomocni w razie problemów ze sprzętem. Zatem, aby konferencja była udana, konieczne jest odpowiednie miejsce, jednak w przypadku małych miast niewiele jest lokali, które spełniają wymagane standardy.

Mając do wyboru, w jakim mieście chcemy zorganizować konferencję, najlepiej wybrać duże miasto, gdyż znajduje się tam dużo sal konferencyjnych na najwyższym poziomie. Nie bez znaczenia jak także łatwość dojazdu i znajdujące się miejsca, które można zwiedzić korzystając z komunikacji miejskiej, czy tez taksówek. Pomimo, że konferencje w Warszawie są droższe, zdecydowanie częściej mogą zakończyć się sukcesem. Również zaproszenie wybitnych uczonych, czy też naukowców jest łatwiejsze, jeżeli miejsce jest bardziej prestiżowe.