Organizacja konferencji połączonej z wieczornym eventem oznacza czasami konieczność przygotowania dwóch spotkań, które odbędą się jedno po drugim.

Realizacja takiego przedsięwzięcia nie tylko wydłuża czas potrzebny  na przygotowania, ale także często wiąże się ze skomplikowaną logistyką. Dodatkową trudność może sprawić fakt, że zarówno konferencja jak i następujący po niej event mają skrajnie odmienny charakter. Jak je połączyć, aby goście czuli się komfortowo? Co zrobić, by oba spotkania były udane i postrzegane przez uczestników jako wyjątkowe?

Katarzyna Bobowska, zarządca Centrum Konferencyjnego Adgar Plaza usytuowanego w centrum biznesowym na warszawskim Mokotowie, radzi jak połączyć konferencję z wieczornym eventem, aby oba te spotkania zakończyły się sukcesem i zostały dobrze zapamiętane przez uczestników.

Wybierz lokalizację wygodną dla uczestników

Lokalizacja spotkania ma ogromne znaczenie zarówno dla organizatora jak i gości oraz frekwencji uczestników. Na pewno należy zwrócić uwagę na to, czy dojazd będzie wygodny zarówno dla osób podróżujących samochodem, samolotem, jak i tych, którzy korzystają z komunikacji miejskiej oraz, czy w pobliżu znajduje się dostatecznie duża liczba miejsc parkingowych czy postój taksówek. Biorąc pod uwagę fakt, iż spotkanie wieczorne, które odbędzie się po konferencji może zakończyć się późnym wieczorem, należy wybrać taką lokalizację, aby powrót uczestników spotkania do domu nie był zbyt kłopotliwy. Innym rozwiązaniem jest organizacja obu spotkań w hotelu lub pensjonacie znajdującym się poza miastem. W tym przypadku dogodny dojazd ma mniejsze znaczenie niż atrakcyjne otoczenie, takie jak na przykład jeziora, lasy, morze lub góry. Wówczas uczestnicy muszą liczyć się z koniecznością noclegu poza domem, a organizatorzy z dodatkowymi kosztami związanymi z zapewnieniem transportu i wynajmem pokoi.

Sprawdź wybrane miejsce pod kątem dwóch wydarzeń

Organizując podwójne spotkanie warto poświęcić szczególną uwagę na wybór odpowiedniego miejsca. Niezależnie od tego, czy zdecydujemy się na hotel czy na centrum konferencyjne, na pewno dobrym pomysłem będzie obejrzenie wybranego obiektu, aby upewnić się, że zarówno jego wygląd, rozmiary jak również obsługa odpowiada naszym oczekiwaniom.

Planując dwa, następujące po sobie wydarzenia (konferencję i wieczorny event) dobrze jest wybrać miejsce, w którym sale, w których odbędą się oba te spotkania znajdują się blisko siebie tak, aby goście nie musieli poświęcać zbyt wiele czasu na przemieszczanie się. Bardzo ważnym elementem jest standard, wyposażenie i wygląd obiektu. Sala konferencyjna powinna być klimatyzowana, mieć dostęp do światła dziennego, a także powinny znajdować się w niej wygodne krzesła, by zapewnić uczestnikom spotkania jak najwyższy komfort, biorąc pod uwagę, że spędzą z nami cały dzień oraz wieczór. Organizując konferencję, organizatorzy muszą mieć pewność, że wszelkie urządzenia niezbędne do jej prowadzenia (np. ekran, rzutnik, laptop) są dostępne w obiekcie.

Miejsce, gdzie po konferencji odbędzie się spotkanie wieczorne, też musi być odpowiednio przemyślane. Najlepiej, jeżeli będzie to sala „łatwo ustawna”, na planie kwadratu lub prostokąta, dobrze sprawdzają się także foyer znajdujące się w obiektach konferencyjnych oraz modne ostatnio opuszczone hale. Często takie wieczorne eventy mają specjalny charakter – odbywają się na nich pokazy, przedstawienia czy występy. Zdarza się, że ustawiana jest scena lub podest dla artystów. Wówczas wymagane są odpowiednie warunki techniczne sali, takie jak wysokość, szerokość, czy odległość od okien. Rozmiar pomieszczenia jest także istotny wtedy, gdy chcemy aby w miejscu, gdzie odbędzie się wieczorne spotkanie, znalazł się także bufet, stoły lub parkiet do tańczenia. Należy dokładnie przemyśleć jakiej powierzchni potrzebujemy, aby z jednej strony dać oddychać gościom, a z drugiej nie sprawić wrażenia pustki.

Bardzo dobrym miejscem, w którym można zorganizować konferencję, a bezpośrednio po jej zakończeniu np. bankiet, jest obiekt, w którym istnieje możliwość przesuwania ścian. Otwiera to przed nami nowe możliwości, a także ułatwia połączenie obu spotkań – konferencji i wieczornego przyjęcia. Proszę sobie wyobrazić pozytywne zdziwienie i zaskoczenie uczestników, gdy po zakończeniu konferencji w trakcie krótkiej przerwy rozsuwają się ściany pomieszczenia, by oczom gości ukazała się zupełnie inna, specjalnie przygotowana na wieczór sala z atrakcjami. Tą samą salę, w której w ciągu dnia odbywa się standardowa konferencja można w ciągu godziny wspaniale przearanżować, wprowadzając okrągłe stoły z obrusami, żywe kwiaty, odpowiednie oświetlenie. Nasze doświadczenie w Centrum Konferencyjnym Adgar Plaza pokazuje, że jest to idealne rozwiązanie jeśli chcemy oszczędzić gościom przemieszczania się z jednego końca miasta na drugi pomiędzy konferencją a bankietem.

Istotne jest również to, aby zapewnić gościom miejsce, w którym będą mogli odpocząć. Taką oazą spokoju może być na przykład foyer, czyli miejsce, gdzie goście mogą spokojnie napić się kawy, porozmawiać z innymi uczestnikami spotkania, zadzwonić. Podobną funkcję może spełniać specjalnie przygotowany VIP room.

Wybierz współpracowników, na których doświadczeniu możesz polegać

Aby połączenie konferencji i wieczornego spotkania odbyło się płynnie i bezproblemowo, bardzo ważne, aby ludzie, z którymi będziemy współpracować, byli pomocni i doświadczeni. Z punktu widzenia organizatorów takiego podwójnego wydarzenia, niezwykle istotne jest wsparcie ze strony zespołu obiektu, w którym się ono odbywa. Z tego powodu warto zapytać o usługi dodatkowe oferowane przez obiekt, na który się zdecydowaliśmy. Może to być na przykład zapewnienie cateringu, wynajęcie i przeszkolenie hostess, zapewnienie artystów czy udekorowanie sali. Często z racji swojej działalności obiekty te posiadają bazy sprawdzonych podwykonawców, których chętnie polecają, a często nawet organizują ich działalność. Dzięki temu zamiast kontaktować się z kilkoma dostawcami istnieje możliwość ustalenia szczegółów wydarzenia z jednym pracownikiem danego obiektu. Taka osoba nie tylko zadba o to, aby wszystko poszło zgodnie z planem, ale bazując na swoim doświadczeniu doradzi najlepsze rozwiązania, zaproponuje kreatywne pomysły w niespodziewanych sytuacjach i zapewni najwyższy poziom usług.

Katarzyna Bobowska, zarządca Centrum Konferencyjnego Adgar Plaza, jest związana z branżą MICE od ponad 9 lat. Zaczynała karierę w agencjach eventowych, następnie zarządzała Działem Konferencji wydawnictwa Harvard Business Review Polska. Od trzech lat jest zaangażowana w tworzenie, a następnie rozwijanie działalności nowego obiektu na warszawskim rynku, czyli Centrum Konferencyjnego Adgar Plaza, który wyróżnia wyjątkowa atmosfera, indywidualne podejście do każdego klienta oraz najwyższy poziom świadczonych usług.

Centrum Konferencyjne Adgar Plaza usytuowane jest w dzielnicy biznesowej na Mokotowie. Zajmuje łączną powierzchnię 750 m² i obejmuje 5 sal konferencyjnych oraz Board Room. Centrum wyróżnia nowoczesny, ciekawy design i oryginalny wystrój wnętrz, Wszystkie pomieszczenia posiadają dostęp do światła dziennego z możliwością całkowitego zaciemnienia. Układ centrum, które w sumie może pomieścić ponad 300 osób, umożliwia dowolną aranżację przestrzeni. Obiekt oferuje najnowocześniejsze wyposażenie audiowizualne oraz zaawansowane usługi multimedialne, takie jak video- i telekonferencje, jak również bezpłatną bezprzewodową sieć internetową WiFi. Ponadto centrum zapewnia kompleksową obsługę cateringową oraz miejsca parkingowe w atrakcyjnej cenie. Oferta Centrum Konferencyjnego Adgar Plaza znajduje się na stronie www.adgarplaza.pl