Istnieje ponad 10 rożnych sposobów na ustawienie miejsc dla delegatów w salach konferencyjnych. Ich celem jest zwiększenie pojemności lub stworzenie specyficznej atmosfery wśród uczestników.

Najlepsze obiekty konferencyjne powinny zagwarantować organizatorom i uczestnikom konferencji rożne warianty układu sal jak np. sale o układzie teatralnym/kinowym, szkolnym, podkowy/litery U, czy o układzie bankietowym. Wybór odpowiedniego układu związany jest przede wszystkim z liczbą gości. Czasami można spotkać inne nazwy dla poszczególnych układów, dlatego warto zwrócić uwagę na plan graficzny wariantu przed jego zastosowaniem. Wśród najczęściej stosowanych układów sal konferencyjnych wyróżniamy:

Klasa szkolna -uczestnicy patrzą na ekran zza rzędów biurek, zwykle z przejściem pośrodku dla lepszego dostępu. Pomiędzy stołami pozostawiony jest 1 metr wolnej przestrzeni na krzesła.

Klasa szkolna, kształt litery „V”- układ podobny normalnego układu klasy szkolnej, jednak rzędy są ułożone w „jodełkę” względem siebie, aby uczestnicy mogli się nawzajem lepiej widzieć.

Rada nadzorcza- siedzenie z boku długiego stołu, z jednym lub dwoma miejscami na dwóch końcach stołu.

Układ teatralny/kinowy- rzędy miejsc skierowane do przodu, bez stołów pomiędzy rzędami.

Litera U, zwana także podkową – delegaci zajmują trzy z sześciu boków kształtu litery „U”

Pusty prostokąt- Stoliki ustawione zostają w kształt prostokąta, a na każdym jego boku zasiada delegat.

Pusty kwadrat – jak wyżej, z tą różnicą, że stoliki zostają ustawione w kształcie kwadratu.

Kabaret- Delegaci siedzą przy okrągłych stolikach tak jak przy obiedzie, ale otaczają tylko połowę z każdego stolika.

Stoły okrągłe/ układ bankietowy– ten układ polega na ustawieniu okrągłych stołów, przy których zasiadają grupki delegatów.

Różne warianty mogą sprawić, że liczba osób, którą można pomieścić na sali, będzie się znacznie różnić. Przed wyborem jednego z układów sal konferencyjnych, należy zastanowić się nad tym, który z nich najlepiej sprawdzi się dla naszego przedsięwzięcia. Np. przy zamianie układu klasowego na teatralny, nasza sala będzie mogła pomieścić dwa razy więcej uczestników. Zanim więc zdecydujemy się na stoły, warto zastanowić się czy są one rzeczywiście potrzebne.

Wybierając odpowiedni układ warto pamiętać o tym, by zapewnić wszystkim delegatom dobrą widoczność z każdego miejsca na sali. Zwrócić uwagę musimy także na to, by nie blokować wyjścia ewakuacyjnego czy drogi do toalety. Duże znaczenie ma rozmieszczenie źródeł prądu- ich niewłaściwe położenie może utrudnić zaplanowana konferencję.