Wszelkie wydarzenia, które są istotne dla historii przedsiębiorstwa, wymagają niekonwencjonalnej oprawy. Imprezy specjalne organizuje się także wtedy, kiedy chce się w ten sposób wypromować własną reputację.

Do worka niecodziennych imprez można wrzucić wszelkiego rodzaju gale, imprezy związane z wręczeniem nagród dla wyróżniających się pracowników, fuzje, premiera nowego produktu na targach, jubileusze, konferencje, seminaria, zmiany w kadrach zarządzających, bale charytatywne, imprezy sportowe, czy pikniki rodzinne. Często połączone są one ze sponsoringiem i dużym zainteresowaniem mediów. W związku z tym są doskonałą okazją do promocji marki sponsora i prowadzenia działalności PR.

MERITUM IMPREZY SPECJALNEJ

Wszystkie imprezy specjalne wywodzić się muszą ze spójnej marketingowej strategii. Ich organizacja musi być dokładnie przemyślana i powierzona sprawdzonym profesjonalistom, którzy zagwarantują sukces. Żywe zainteresowanie wydarzeniem mediami to nie tylko dodatkowa promocja dla sponsora, czy przedsiębiorstwa, ale także obecność krytycznego obserwatora o ogromnej sile rażenia. W związku z tym trzeba pamiętać o wyjątkowym potraktowaniu wyjątkowych gości.

Aby były udane imprezy specjalne powinny być wydarzeniami spektakularnymi. Powinny opierać się na rozwiązaniach, w których widać potencjał i wyjątkowość. Tylko takie nietuzinkowe i ekskluzywne imprezy są w stanie wzbudzić zainteresowanie mediów i sprawić, że będzie ona na językach wielu osób.

WAŻNE JEST TO „COŚ”

Wspaniale udekorowana sala, bogata oprawa, ekskluzywny catering, czy gościnny występ gwiazdy światowego formatu to nie wszystko. Ważne jest to „coś”, które powinno być dostosowane do charakteru działalności firmy, rodzaju imprezy oraz pory roku.

Bez wątpienia o wyjątkowości stanowić mogą zorganizowane atrakcje, które z pewnością ubarwią niejedno zawodowe spotkanie. Interesującym, a zarazem nietuzinkowym sposobem na przedstawienie nowego produktu może być przygotowanie przedstawienia teatralnego, w którym odegra on główną rolę. Dodatkowym urozmaiceniem może być zaproszenie do udziału w sztuce znanych aktorów. Ich nazwiska to nie tylko gwarancja spopularyzowania przedsięwzięcia w mediach, ale także pewność, że wszystko odbędzie się na możliwie najwyższym poziomie. Ciekawie może wyglądać na tym tle także ekskluzywna loteria charytatywna z nagrodami, z której dochód zostanie przeznaczony na społeczne cele. Doskonałym sposobem na podsumowanie wyników sprzedaży może być prezentacja przedstawiona przez artystów kabaretowych. Dzięki sporej dawce humoru demonstracja danych, liczb, procentów i wykresów nie będzie nudna i męcząca. Umiejętne wplecenie żartów z kolei sprawić może, że wiadomości, jakie posiądą uczestnicy prezentacji, z pewnością zostaną szybko i łatwo zapamiętane. Jeśli całość odbywać się będzie dodatkowo w miłym towarzystwie profesjonalnych hostess, które będą dbały o wygodę zgromadzonych gości, a swoim promiennym uśmiechem wprowadzą przyjazną atmosferę – sukces gwarantowany.

EKSKLUZYWNOŚĆ I PROFESJONALNOŚĆ OBIEKTÓW

Dość ważne jest, by przy ogromie atrakcji znalazło się miejsce i czas na przeprowadzenie rozmów biznesowych, które są nierozerwalnie połączone z niektórymi specjalnymi imprezami. W związku z tym kwestią niezwykle istotną jest obiekt, w którym zorganizuje się wydarzenie. Kładzie się nacisk przede wszystkim na jego wielofunkcyjność, spełnianie określonych standardów, które w przypadku imprez specjalnych są bardzo wysokie oraz wielkość sal, które zdołają pomieścić na wspólnej zabawie nawet kilka tysięcy osób.

W tym wypadku rodzaj imprezy wpływa na wybór lokalizacji, np. miejscem organizacji imprezy związanej ze sportem z powodzeniem może zostać wielofunkcyjny obiekt sportowy, który nie tylko stadionem stoi. Coraz częściej zaczyna się dostrzegać niezbędność sal, które można wykorzystać np. do organizowania konferencji, kongresów, seminariów, czy innych imprez specjalnych. Obok stadionu sportowego z podgrzewaną murawą, na którym odbywają się rozgrywki sportowe, z powodzeniem można na nim zorganizować także eventy, targi i wystawy. Oprócz tego to dobre miejsce na przygotowanie festiwali i wielu masowych imprez kulturalno-rozrywkowych, bankietów, restauracji, dyskotek, hoteli i kasyn.

Dodatkowo bezpośrednie sąsiedztwo hotelu, sklepów i obiektów rozrywkowo-rekreacyjnych, którymi coraz chętniej zagospodarowuje się obiekty wielofunkcyjne, jest bardzo wygodne. Samym organizatorom zaś wiele ułatwia. Niejednokrotnie przygotowanie imprezy specjalnej związane jest z wynajęciem całego obiektu z kilkoma lub kilkunastoma salami o różnym zastosowaniu.

Profesjonalne centra konferencyjne stwarzają także możliwość wykorzystania specjalistycznego i wysokiej jakości sprzętu audiowizualnego, który uświetni z pewnością każdą prezentację. Specjalistyczne aparatury mogą także okazać się pomocne podczas przygotowania różnorodnych inscenizacji oraz pokazów artystycznych.

Ważne jest także to, by obok sali konferencyjnej oraz pomieszczeń, w których zamierza się zlokalizować poszczególne atrakcje, w obiekcie znalazła się także sala restauracyjna oraz – w razie wymagań klienta organizującego imprezę – możliwość noclegu dla gości. Przy czym trzeba pamiętać, że skoro organizuje się imprezę specjalną, na której pojawią się specjalne atrakcje, należy w specjalny sposób potraktować uczestników. Ekskluzywny wystrój sali restauracyjnej, wykwintne menu lub posiłki nowoczesne oraz pokoje o bardzo wysokim standardzie to normalne kwestie, o których jednak trzeba pamiętać przy okazji organizacji i opłacić profesjonalistów. Najlepiej takich, którzy mieli już do czynienia z obsługą imprez takiego rozmiaru i takiej rangi, a co ważniejsze, sprawdzili się.

Specjalnie przygotowany scenariusz, dekoracja, artyści, a przede wszystkim całość ściśle ze sobą połączona to gwarancja tego, że impreza specjalna spotka się z zachwytem gości i będzie przez nich długo oklaskiwana. Pozytywne wrażenia jakie wyniesie gość imprezy, a często także i klient, bądź partner biznesowy, z pewnością mogą przyczynić się do poprawy komunikacji. Ale to nie wszystko. Wyjątkowe przygotowanie takiej imprezy może utorować drogę do nowych standardów, na których będą wzorować się kolejni organizatorzy, a samo wydarzenie długo będzie gościło na łamach różnorodnych mediów, jako namiastka niesamowitego świata.

PF