(imprezy nastawione na poprawę komunikacji między pracownikami) Spotkania firmowe najczęściej organizowane są z myślą o pracownikach. Są jednak i takie, które przygotowuje się dla partnerów biznesowych. Inne nastawione są na indywidualnych klientów. Bez względu jednak na to, dla kogo są przeznaczone, większość z nich opiera się na osiągnięciu bardzo istotnego celu: komunikacji.

Wśród spotkań nastawionych na poprawę w komunikacji mieści się wiele różnorodnych imprez, które obfitują nie tylko w atrakcje aktywne, czy artystyczne. Drugim dnem jest cel, jaki idzie w parze z eventami. Podczas gdy agencje trudniące się profesjonalną organizacją imprez wdrażają na polski rynek coraz bardziej rozbudowane imprezy, kiedy nie szczędzą atrakcji, których nie powstydzi się żadne zagraniczne przedsiębiorstwo, w ich ogromie niemalże każda w pewien sposób pozwala poprawić komunikację. Jedne w sposób pośredni, inne bezpośredni.

Przede wszystkim na lepszą komunikację wpływa organizowanie integracyjnych wyjazdów. Jak sama nazwa wskazuje są one nastawione na zacieśnienie więzów pomiędzy współpracującymi ze sobą ludźmi, na poznanie się ich wzajemne oraz zbudowanie relacji, w której każdy będzie znajdował się na odpowiednim miejscu. Integracja ponadto nastawiona jest na usprawnienie działań zespołu, który już istnieje. Umożliwia wyeliminowanie „zgrzytów” oraz wyjaśnienie wszelkich nieporozumień na gruncie innym niż zawodowy. W naturze spotkań integracyjnych leży bowiem to, że organizowane są one poza przedsiębiorstwem i nastawione są na stworzenie możliwości nieformalnych, osobistych kontaktów.

Integracja pracowników zazwyczaj powoduje zatarcie granic pomiędzy pracownikiem i szefem czy tez bezpośrednim zwierzchnikiem. Wyjazdy integracyjne pozwalają się wyluzować i sprawiają, że pracownicy stają się sobie bliżsi. Wszystko to z kolei sprawia, że czują się w firmie dobrze, a przecież głównie o to chodzi.

Wyprawy, które organizowane są w ramach spotkań firmowych, mogą polepszyć także komunikację pomiędzy określonymi działami w przedsiębiorstwie. Często bowiem jest tak, że pracownicy, którzy się nie znają na innej niż zawodowa płaszczyźnie, nie potrafią się porozumieć, co powoduje problemy we współpracy.

Jednak poprawa komunikacji to nie wszystko, co można uzyskać po zorganizowaniu imprezy integracyjnej. Takie spotkanie firmowe nierzadko pobudza do refleksji nad działalnością dotychczasową. Bywa i pobudką do znalezienia usprawnień, wdrożenia nowych pomysłów.

Rozmyślna organizacja imprez integracyjnych wspomaga rozwój nie tylko potrzebnych kompetencji, ale także pomaga postawić diagnozę obecnego ich poziomu. Dzięki wykorzystaniu outdoor’u organizacja może samodzielnie, bądź z pomocą doradców stworzyć długofalowe działania rozwojowe dla zespołu lub poszczególnych jego członków. Działania terenowe symbolicznie reprezentują środowisko, jakie panuje wewnątrz firmy tj. zależności, relacje w grupie i pomiędzy działami. Branie udziału w takim przedsięwzięciu pozwala wyzwolić w sobie spontaniczne reakcje. Oprócz tego ukazuje preferencje zachowań w sytuacjach społecznych i umiejętności interpersonalne, dlatego zachowania uczestników w symulowanych sytuacjach przy wykonywaniu fikcyjnych zadań, mogą stanowić podstawę do przewidywania zachowań przy konkretnych rzeczywistych zadaniach w środowisku pracy.

Spotkania firmowe nastawione na lepszą komunikację między pracownikami stosuje się m.in., by zespolić załogę i wypracować wspólnotę ideową, wykreować stosunki oparte na wzajemnej pomocy, wsparciu, przyjaźni, koleżeńskości, odpowiedzialności, obowiązkowości. Głównym ich założeniem jest doprowadzenie do tego, by pracownik identyfikował się z przedsiębiorstwem. Działania jakim poddawani są pracownicy biorący udział w takiej imprezie firmowej, mają za zadanie stworzyć nie tylko miłą atmosferę w pracy, ale przede wszystkim doprowadzić do zmotywowania zatrudnionych w firmie osób do dalszej bardziej wytężonej pracy na jej rzecz. Nie jest bowiem tajemnicą, że zyski wypracowane przez najlepszych w dużej mierze składają się na przychód przedsiębiorcy.

Wyjazdy motywacyjne wpływają na zwiększenie zysków przedsiębiorstwa, gdyż nagrodzony w ten sposób pracownik, którego praca została zauważona, dokłada jeszcze większych starań w swoich działaniach, licząc na kolejne nietypowe i niezapomniane sposoby gratyfikacji. W tym rozumieniu odpowiednio skonstruowany program podróży motywacyjnej to także sukces dla pracodawcy, gdyż sam się finansuje.

W świetle tego podróże motywacyjne stanowią modny sposób na zwiększenie wyników przedsiębiorstwa, ale nie tylko. To także doskonała metoda, by podnieść zapał załogi w stosunku do wykonywanych obowiązków oraz zmotywować ją do osiągania lepszych wyników. Daje także wspaniałą okazję do tego, by osoby wchodzące w skład zawodowego zespołu mogły się poznać i zacieśnić więzy. Sprzyja to pozytywnej atmosferze w pracy, natomiast sam pracodawca zyskuje niezbędną wiedzę o osobowościach, z którymi współpracuje, co w dalszej kolejności wpłynąć może na wyłonienie lidera grupy i np. mieć przełożenie w awansie. Często bowiem anonimowo w wyjazdach motywacyjnych biorą udział specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi lub psycholodzy. Dlatego też specyfiką tej formy gratyfikacji jest pozorna sytuacja swobody uczestników. Sam wypoczywający z kolei ma możliwość sprawdzenia swoich możliwościach w niecodziennych okolicznościach. Przede wszystkim zaś służą odpoczynkowi i nabraniu sił do dalszej, bardziej efektywnej pracy. Oprócz tego wyjazdy motywacyjne stanowią narzędzie, niezbędne w czasach kryzysu na rynku, którego pracodawca może użyć, chcąc pokazać pracownikowi, że ceni go i ważne są dla niego jego umiejętności. Tym samym zyskuje jego zwiększoną lojalność w stosunku do firmy, wdzięczność oraz entuzjazm. Poza tym wpływa także na kreatywność nagrodzonych w ten sposób pracowników.

Komunikację na szczeblu zawodowym pomiędzy pracownikami, a zwierzchnikami mogą także usprawnić różnorodne konferencje. Tylko wówczas, kiedy „góra” skonfrontuje swoje plany działań z tym, co sugerują pracownicy znajdujący się dużo bliżej pracowników jednostkowych i działów odpowiadających za sukces, będzie w stanie odpowiednio pokierować przedsiębiorstwem.

Przy ogromie atrybutów, jakie niosą za sobą spotkania firmowe, raport przygotowany przy współpracy portalu PRoto na podstawie badania GFMP Management Consultants na temat trendów, wyzwań w obszarze zarządzania, HR i komunikacji zewnętrznej, dowodzi tego, że w roku 2009 branża eventów i innych spotkań firmowych nie cieszyła się takim zainteresowaniem, jak rok wcześniej:

Wykres przedstawia najchętniej wdrażane sposoby komunikowania się z pracownikami w dużych firmach (porównuje 2008 z 2009 rokiem)

Źródło: http://www.proto.pl/raport_proto/info?itemId=67903

Interesujące jest, iż w porównaniu z rokiem 2008 mniej osób zadeklarowało, że organizacja imprez i spotkań firmowych nie stanowiła głównych działań przedsiębiorstwa. Przyczyny takiego stanu rzeczy należy chyba upatrywać w kryzysie gospodarczym. Organizacja imprez bowiem pochłania nierzadko ogromne koszty, w związku z tym wiele osób zrezygnowało z nich i spróbowało innych działań poprawiających komunikację z zespołem pracowników. Jak prognozują autorzy raportu:

„Niechęć do organizowania dużych spotkań dla pracowników może wynikać także z dotychczas najczęściej jednostronnego wykorzystywania tego instrumentu: jako miejsca do mówienia wyłącznie o sukcesach i potwierdzania się w dobrym samopoczuciu. Tymczasem spotkania firmowe powinny być wykorzystywane bardziej produktywnie – do mobilizowania pracowników, ale za pomocą zupełnie innej metodologii tworzenia struktury takiego spotkania. W takim ujęciu (np. Town meeting), właśnie obecna sytuacja powinna skłaniać do właściwego wykorzystania spotkań pracowników.”

Raport wykazał także, że w minionym roku największe trudności pracownicy mieli z komunikacją między działami współpracującymi ściśle ze sobą. Pocieszające dla branży eventów jest to, że:

„W grupie najpopularniejszych narzędzi w dużych firmach znalazły się także: eventy i imprezy integracyjne (71% - spadek o 6,8 punktu procentowego), oraz spotkania i prezentacje kierowników dla zespołów (71%) jak również spotkania i prezentacje dla dużych grup pracowników (67,1%). Również w tym wypadku mamy do czynienia z dobrze już znanymi i stosowanymi od lat instrumentami, których biznesowa przydatność nie budzi większych wątpliwości.”

Najczęściej stosowane instrumenty komunikacji wewnętrznej z pracownikami

Źródło: j/w

Na koniec warto zaznaczyć, że najbardziej sprawdza się komunikacja wielostronna, czyli taka, kiedy można uzyskać informacje i samemu coś zakomunikować. Jest to więc dobra wiadomość dla organizatorów imprez, którzy mogą mieć nadzieję na to, że w nadchodzącym roku nie zabraknie im pracy.

Integracja pracowników jest najlepszą metodą na uniknięcie konfliktów w zespole i przedsiębiorstwie. Oprócz tego bardziej swobodne kontakty ułatwiają komunikację. Ta z kolei jest gwarantem osiągnięcia dobrych rezultatów, gdyż wpływa na lepszą koordynację działań.

PF