Raport przygotowany przez:Instytut Rynku Hotelarskiego dla Polskiej Organizacji Turystycznej Wybrane zagadnienia.

Według danych Instytutu Turystyki notowany jest systematyczny wzrost przyjazdów w celach służbowych do Polski. W 2007 roku stanowił on ¼ wszystkich przyjazdów do naszego kraju. Jednocześnie wydatki związane z przyjazdami służbowymi stanowią jedne z najwyższych spośród kategorii wydatków, osiągając w ubiegłym roku kwotę 319 USD na osobę; przy czym 323 USD na osobę wyniosły wydatki uczestników konferencji i kongresów

Na tym tle zaskakującym może wydawać się fakt, że pomimo znaczących wydatków infrastrukturalnych oraz wysokiej przychodowości tej formy aktywności turystycznej istnieje w tym zakresie wysoki deficyt poznawczy zarówno w obszarze definicyjnym, terminologicznym, jak i standaryzacji narzędzi pomiaru rynku turystyki biznesowej zarówno w skali międzynarodowej, jak i na potrzeby polskiego rynku turystyki biznesowej.

Polski rynek turystyki biznesowej jest stosunkowo mało rozpoznany. Nie oznacza to jednak, że nie posiadamy informacji na temat poszczególnych segmentów rynku MICE.

Działania eksploracyjne w tym zakresie podejmuje szereg instytucji i organizacji zajmujących się promocją turystyki biznesowej. Zaliczyć możemy do nich m.in.: miejskie convention bureaus zlokalizowane w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Poznaniu, Gdańsku, Bydgoszczy i Toruniu; profesjonalnych Organizatorów Kongresów tzw. PCOs, Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce”, Organizacje międzynarodowe: ICCA, SITE, MPI w ramach ogólnoświatowych programów badawczych, Fundację Warsaw Destination Alliance, instytucje rządowe, samorządy, hotele i inne.

Podstawowy problem w tym zakresie badań rynku turystyki biznesowej związany jest przede wszystkim z brakiem spójnej, jednolitej metodologii umożliwiającej zapewnienie porównywalności danych oraz ogląd zjawiska z punktu wiedzenia trzech stron – uczestników rynku:

1. przedsiębiorstw będących zleceniodawcami imprez, a co za tym idzie generujących popyt na usługi,

2. usługodawców rozumianych jako organizatorzy imprez biznesowych,

3. dostawców infrastruktury – czyli hoteli i obiektów targowych i konferencyjnych.

Jedyną dotychczas próbę standaryzacyjną w tym zakresie podjął w 2004 roku Instytut Turystyki. Jako podstawę do badania przyjęto opracowane w 2003 r. założenia metodologiczne. W badaniu tym, ze względu na złożoność zjawiska, zastosowano komplementarne podejście do oszacowania wartości rynku zarówno od strony podaży, jak i popytu oraz korzystanie ze zróżnicowanych metod i narzędzi badawczych. Ważnym aspektem badania było także oszacowanie wielkości przyjazdów turystów zagranicznych do Polski w celach biznesowych oraz wpływów dewizowych pozyskiwanych z tytułu tych przyjazdów.

Punktem wyjścia do analiz były dane uzyskane w wyniku wieloletnich badań prowadzonych przez Instytut Turystyki na zlecenie MGiP.

Badanie podaży usług związanych z obsługą spotkań biznesowych. Celem badań podaży usług związanych z obsługą spotkań biznesowych było określenie liczby i standardu dostępnych obiektów z infrastrukturą umożliwiającą organizację imprez biznesowych. Przedmiotem badań były obiekty konferencyjno-kongresowe, które mają sale konferencyjne z minimum 50 miejscami. Wśród nich rozróżniono następujące rodzaje obiektów: hotele (5-, 4-, 3- i 2-gwiazdkowe, te ostatnie o podwyższonym standardzie), obiekty konferencyjno-szkoleniowe, szkoleniowo-wypoczynkowe lub wypoczynkowo-konferencyjne, pensjonaty (o wyższym standardzie), centra konferencyjnokongresowe i wystawiennicze bez własnej bazy noclegowej oraz inne obiekty, takie jak uczelnie, teatry, filharmonie, sale widowiskowo-sportowe, centra kultury, zamki lub inne obiekty zabytkowe bez własnej bazy noclegowej.

Zakres przedmiotowy badania podaży usług konferencyjnych objął następujące

zagadnienia:

# rodzaj obiektu,

# kategorię obiektu,

# lokalizację,

# liczbę sal i miejsc konferencyjnych (przy stołach, w układzie teatralnym),

# liczbę miejsc bankietowych,

# wyposażenie techniczne sal konferencyjnych,

# liczbę miejsc noclegowych,

# liczbę apartamentów oraz pokoi jedno- i dwuosobowych,

# wyposażenie rekreacyjno-wypoczynkowe,

# liczbę miejsc w restauracjach.

Cel projektu: głównym celem projektu było zbadanie rynku turystyki biznesowej (MICE) w wymiarze ilościowym (liczba imprez oraz uczestników) i wartościowym (szacunkowa wartość rynku) w odniesieniu do poszczególnych segmentów MICE.

Spośród szerokiej gamy możliwości rynku turystyki biznesowej najczęściej organizowanymi przez firmy imprezami są szkolenia. Wskazało je trzy czwarte (77,6 %) spośród 67 przedsiębiorstw organizujących imprezy firmowe. Na kolejnych miejscach w rankingu znalazły się imprezy motywacyjne i integracyjne (29,9 % wskazań przedstawicieli segmentu) oraz targi i wystawy (16,4 %). Wysoka pozycja targów nie powinna być zaskoczeniem biorąc pod uwagę miejsce realizacji pilotażu – województwo wielkopolskie na terenie którego znajdują się Międzynarodowe Targi Poznańskie oraz płynącą stąd wieloletnią tradycję organizacji tego typu imprez.

Najczęściej organizowane przez firmy są szkolenia. Ponad połowa firm korzysta z tej formy co najmniej raz w miesiącu. Średnio na jedną firmę przypada około 20 szkoleń rocznie. Inne rodzaje imprez biznesowych są wykorzystywane przez firmy raczej incydentalnie raz do trzech razy w roku.

Imprezy biznesowe organizowane przez przedsiębiorstwa w zdecydowanej większości mają charakter dość kameralny. Świadczy o tym deklarowana przez respondentów łączna liczba uczestników spotkań nie przekraczająca 50 osób. Zauważyć należy jednak dwa wyjątki od tej reguły skupiające znacznie większą liczbę uczestników - są to szkolenia oraz imprezy motywacyjne lub integracyjne organizowane przez firmę dla swoich pracowników.

Średni czas trwania większości imprez biznesowych organizowanych przez firmy nie przekracza dwóch dni. Jednak w przypadku targów i wystaw zauważyć możemy odstępstwo od tej reguły. Imprezy targowe oraz wystawy trwają średnio nieco dłużej nie przekraczając jednak z reguły pięciu dni.

Zdecydowana większość badanych firm preferuje organizację imprez biznesowych w naszym kraju. Imprezy zagraniczne wybierane są rzadko, zazwyczaj w przypadku konferencji.

Imprezy biznesowe, niezależnie od ich rodzaju, organizowane są najczęściej w hotelach lub innych obiektach użyteczności publicznej (teatrach, uczelniach, halach sportowych itp.). Dość wysoką popularnością wśród przedsiębiorstw, szczególnie w przypadku imprez motywacyjnych, targów i wystaw oraz szkoleń, cieszą się tak?e ośrodki szkoleniowo-wypoczynkowe.

Analizując uzyskane dane zaskakiwać może ograniczenie poznawcze osób odpowiedzialnych w firmach za organizację imprez biznesowych. Zdecydowana większość spośród nich poszukiwania informacji zawęża przede wszystkim do dwóch źródeł: firmy organizującej imprezę (PCO) – (61,2%) oraz zasobów Internetu (56,7 %). Zdziwienie budzi także brak jakiejkolwiek roli w procesie pozyskiwania wiedzy firm zajmujących się promocją turystyki biznesowej. Stan ten może odzwierciedlać niedostateczną aktywność organizacji tego typu w województwie wielkopolskim.

Przedsiębiorstwa średnio na organizację jednej imprezy biznesowej przeznaczają kwotę poniżej 50 tysięcy złotych netto. Stan ten jest niezależny od rodzaju imprezy. Z analizy frekwencyjnej rozkładów średnich kwot deklarowanych spontanicznie przez respondentów wynika, że koszt imprezy waha się w zależności od jej typu od 1 tysiąca do 3 tysięcy złotych. Domniemywać należy, że badani spontanicznie podawali koszt organizacji imprezy „na osobę”.

Więcej w raporcie: „Badanie pilotażowe rynku turystyki biznesowej MICE – województwo wielkopolskie”