Rok 2009 większości kojarzy się przede wszystkim z globalnym kryzysem finansowym. Chociaż branża eventów zaczęła dynamicznie się rozwijać, problemy finansowe jej nie minęły i konieczne okazały się cięcia w budżecie.

Coraz więcej przedsiębiorców zaczyna dostrzegać istotną rolę imprez integracyjnych, motywacyjnych i in. w osiąganych wynikach swojej działalności gospodarczej. Są one szczególnie istotne w dobie kryzysu i w dużej mierze od nich (od zintegrowanych i zmotywowanych odpowiednio pracowników, którzy będą osiągać lepsze wyniki sprzedaży, od zadowolonych kontrahentów, którzy w dalszym ciągu będą chętni do współpracy) uzależniony jest los firmy. Rosnąca świadomość konieczności organizacji imprez firmowych sprawiła, że rynek eventów w Polsce i na świecie zaczął dynamicznie się rozwijać. Wszystko to dzięki przedsiębiorstwom, które chcąc być traktowane profesjonalnie, korzystają z pomocy specjalistów od organizacji imprez, którzy dokładają wszelkich starań, by stworzyć takie spotkanie, by nie tylko spełnić oczekiwania zleceniodawców, ale również by odpowiadało ich działalności, ale przede wszystkim na długo pozostało w pamięci osób na nim zgromadzonych.

Niestety cięcia w budżecie, jakich trzeba było dokonać zwłaszcza zagranicznym przedsiębiorcom, odbiły się czkawką zwłaszcza na branży eventów. Tym samym samoistnie dokonała się selekcja agencji organizujących konferencje i inne firmowe spotkania, pozostawiając na rynku tylko te, które prężnie działają od kilku lat i zdobywają nowych klientów, dla których przygotowują większe bądź mniejsze zlecenia.

W związku z wysokim kursem dolara w stosunku do waluty euro z mniejszym rozmachem przygotowuje się wyjazdy zagraniczne w ramach podróży motywacyjnych, czy integracyjnych. Mimo iż właścicielom firm doskonale znane jest dobroczynne działanie bogatych, egzotycznych wyjazdów dla partnerów, czy pracowników, na tej gałęzi oszczędzić jest chyba najprościej. Można bowiem uzyskać ten sam rezultat co dotąd, decydując się – dla odmiany – na wyjazd w rodzime strony.

Pozytywną wiadomością jest to, że nie ma potrzeby zrezygnowania z organizacji w ogóle. Trzeba jednak nieco inaczej podejść do kwestii przygotowań. Przede wszystkim powinien ulec skróceniu czas realizacji eventów oraz powinno zrezygnować się z długofalowego planowania. W ten sposób można szybko zareagować na zmiany, co pozwoli uniknąć niepotrzebnych kosztów oraz będzie bardziej ekonomiczne. Proponuje się także organizację małych eventów, bez zbędnego rozmachu, ale w większej ilości. Takie rozwiązanie z pewnością zmniejszy nakład pracy, jaki trzeba włożyć w przygotowanie pojedynczej imprezy. Na redukcję kosztów związanych ze spotkaniami może wpłynąć organizowanie konferencji via Internet z wykorzystaniem komunikatorów internetowych lub organizowanie ich w bliskim sąsiedztwie firmy.

Jednak problemy finansowe przedsiębiorstw, które korzystają z pomocy branży eventowej to nie wszystko, co spędza sen z powiek przedstawicielom agencji artystycznych. Zmorą dla wielu jest rosnąca kradzież scenariuszów spotkań, które z mozołem przygotowują specjaliści na wyłączność dla swojego zleceniodawcy. Problemem dla działających w branży może być także pojawiająca się wciąż konkurencja. Jednakże warto dodać, ze wielu przedsiębiorców woli korzystać z usług sprawdzonych przez nich firm, licząc np. na programy lojalnościowe, niż zwrócić się o pomoc do osób „świeżych” na rynku, którzy chcą uczyć się organizacji imprez ich kosztem. Dobrze przygotowany event to także wizytówka firmy, która zleca jego przygotowanie. Oddanie się w ręce wątpliwej jakości specjalistów jest wiec ryzykowne.

Jedną z poważniejszych bolączek branży eventowej jest brak standardów pracy, kodeksu etyki zawodowej, przepisów prawnych regulujących organizację imprez oraz brak możliwości edukacyjnych. Od kwietnia 2009 roku działa jednak pierwsze w Polsce Stowarzyszenie Branży Eventowej, które stara się skonsolidować działających w organizacji spotkań biznesowych oraz reprezentować ich interesy. Ponadto jej zadaniem jest także zareagowanie na kwestie kłopotliwe, z jakimi boryka się branża.

Mimo wielu przeszkód z jakimi poradzić sobie musi branża eventów, można powiedzieć, że działania jakich jesteśmy świadkami, zmierzają w dobrą stronę. Rozwarstwienie nie jest niczym dobrym, tylko konsolidacja i wspólne dążenie do jednego celu może odnieść skutek i pomóc poradzić sobie z palącymi problemami.

PF