Imprezy, jakimi są eventy nie można włożyć do jednego worka, gdyż są one bardzo specyficzne. Sposób ich organizacji uzależniony jest od celu, jaki chce się osiągnąć. Warto wiec wiedzieć, że istnieją firmy, które specjalizują się w przygotowywaniu konkretnego rodzaju eventów.

EVENT EVENTOWI NIERÓWNY

W branży eventów rozróżnić można firmy, które wyspecjalizowane są w dwu rodzajach imprez:

• Firmy przygotowujące eventy firmowe tj. motywacyjne, integracyjne - adresowane do pracowników, dziejące się w hermetycznej grupie, bądź otwarte na zewnątrz

• Firmy, których działania związane są ściśle ze strategią marketingową tj. wprowadzenie na rynek nowego przedmiotu i celem jest spopularyzowanie jego marki

MŁODA AGENCJA – ŚWIEŻE POMYSŁY

Organizacja eventu nie jest prostą sprawą i mylnie wydaje się, że nie ma nic prostszego niż jego realizacja. Zwłaszcza dla kogoś, kto trudnił się w przeszłości przygotowaniem imprezy. W związku z tym rynek opanowują nowe przedsiębiorstwa z młodymi ludźmi na czele, które deklarują chęć pomocy. Absolutnie nie musi być to zły wybór. Ludzie ze świeżym spojrzeniem na branżę eventów, nieskażeni jeszcze schematami, kreatywni mają szansę się wybić i stać się konkurencyjnymi na rynku. Jednakże warto dodać, ze wielu przedsiębiorców woli korzystać z usług sprawdzonych przez nich firm, licząc np. na programy lojalnościowe, niż zwrócić się o pomoc do osób „świeżych” na rynku, którzy chcą uczyć się organizacji imprez ich kosztem. Dobrze przygotowany event to także wizytówka firmy, która zleca jego przygotowanie. Oddanie się w ręce wątpliwej jakości specjalistów jest wiec ryzykowne.

KOMU POWIERZYĆ ORGANIZACJĘ EVENTU?

Niezadowolenie może jednak wyniknąć także ze współpracy z dużą agencją. Warto wiec, przed zadeklarowaniem chęci współpracy, sprawdzić przedsiębiorstwa zajmujące się eventami. Internet bez wątpienia jest kopalnią wiedzy na temat wszystkich niedociągnięć jakich dopuszcza się organizator. Jeśli źle wypełnia swoje zadania można przekonać się o tym przeglądając fora internetowe. Niepochlebne informacje powinny być sygnałem świadczącym o tym, że trzeba zachować zwiększoną ostrożność nawiązując współpracę z agencją. Gdy wywiązuje się z obowiązków bez zarzutu i klient jest zadowolony, najczęściej agencja otrzymuje referencje, które zamieszcza na swojej stronie internetowej. Dobrym pomysłem może być zasięgnięcie informacji od przedsiębiorcy, który wystawił świadectwo oraz z pomocą konkretnej agencji organizował event podobny do tego, który chce się samemu zorganizować. Najlepsza byłaby osobista rozmowa. Można także zasięgnąć informacji telefonicznie.

Po wykonaniu wstępnej selekcji warto skontaktować się z kilkoma wybranymi przedsiębiorstwami i przedstawić własną wizję wydarzenia oraz poprosić o przedstawienie kilku propozycji jego wykonania. Dobrze, jeśli przy informacji dotyczącej rodzaju eventy i celu, jaki chce się z jego pomocą uzyskać, zaznaczyć swoje możliwości finansowe, które jest się gotowym przeznaczyć na jego realizację. Te informacje pozwolą wstępnie zorientować się w możliwościach i oczekiwaniach oraz zaoszczędzą czas.

KWESTIA ORGANIZACYJNA

Gdy decyzja zostanie powzięta co do współpracy z konkretnym organizatorem, warto udać się na spotkanie osobiście i ustalić szczegóły imprezy. Dobrze, jeśli zostanie przygotowany plan awaryjny, który sprawdza się zwłaszcza wtedy, jeśli w planach jest przygotowanie zabawy na otwartej przestrzeni, a pogoda nie dopisuje. Trzeba pamiętać o tym, że klient płaci i ma prawo wymagać, gdyż to na jego barki spada później odpowiedzialność za ewentualne niepowodzenia. Tyczy się to każdego rodzaju eventów.

Sprawą wagi niezwykłej jest podpisanie umowy. Powinna ona zawierać szczegóły dotyczące realizacji zadania oraz łączne wynagrodzenie za wykonaną pracę. Jeśli event wymaga zorganizowania np. cateringu, wynajęcia sali gimnastycznej, pola golfowego, czy obecności zagranicznej gwiazdy to w interesie agencji jest dopilnować tego, by wszystko poszło zgodnie z planem. Dobrze zorganizowany event, umiejętność dopięcia wszystkiego na ostatni guzik świadczą o agencji.

Fachowe podejście do eventów leży w gestii nie tylko agencji, ale także przedsiębiorców. Ci drudzy chcąc być traktowani profesjonalnie, korzystają z pomocy specjalistów od organizacji imprez właśnie po to, by stworzyć spotkanie, które nie tylko spełni ich oczekiwania finansowe oraz założenia, ale również na długo pozostanie w pamięci zaproszonych gości.

PF

firmy eventowe