Późna wiosna i lato to czas imprez plenerowych ? festynów, festiwali czy koncertów na świeżym powietrzu. Jakich zasad należy przestrzegać, żeby koncert plenerowy był udany i bezpieczny dla wszystkich uczestników?

Organizacja imprezy masowej, na przykład koncertu, nakłada na nas szereg obowiązków związanych z bezpieczeństwem jej uczestników. Czym dokładnie jest impreza masowa? W rozumieniu ustawy z 20 marca 2009 r. (tekst ujednolicony z 18 grudnia 2015 r., Dz.U. z 2015 poz. 2139) impreza masowa o charakterze artystycznym lub rozrywkowym to taka, w której może uczestniczyć nie mniej niż 500 osób (jeśli odbywa się w budynku) lub co najmniej 1000 osób (jeśli ma miejsce na stadionie lub innym obiekcie – chodzi tu głównie o tereny otwarte). Liczbę uczestników szacuje się na podstawie norm prawa budowlanego oraz norm z zakresu ochrony przeciwpożarowej – jest to potencjalnie maksymalna liczba uczestników danego wydarzenia (źródło: http://prawo.legeo.pl/prawo/ustawa-z-dnia-20-marca-2009-r-o-bezpieczenstwie-imprez-masowych/).

Zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej

Aby zorganizować imprezę masową – taką jak koncert open air – należy wystąpić o zezwolenie wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego według miejsca przeprowadzenia imprezy. Wniosek trzeba złożyć najpóźniej 30 dni przed planowanym eventem. Powinien on być uzupełniony o takie dokumenty, jak program i regulamin imprezy, plan obiektu, opinie na temat bezpieczeństwa imprezy od policji, straży pożarnej i pogotowia ratunkowego. Organ wydaje decyzję (zgodę bądź odmowę) najpóźniej na 7 dni przed planowaną datą imprezy. Od decyzji można się odwołać do samorządowego kolegium odwoławczego.

Bezpieczeństwo podczas koncertu

Za bezpieczeństwo uczestników koncertu odpowiedzialny jest organizator. Wśród spoczywających na nim obowiązków wyszczególnić można zapewnienie udziału w imprezie przeszkolonych służb porządkowych i informacyjnych. Ich zadaniem będzie na przykład reagowanie na wszelkie incydenty, usuwanie z imprezy uczestników zagrażających jej bezpieczeństwu, pilnowanie przestrzegania regulaminu. Służby mogą między innymi legitymować uczestników imprezy, kontrolować ich bilety, a także sprawdzać, czy w torbach i plecakach nie znajdują się niebezpieczne przyrządy.

Na terenie, na którym odbywa się impreza, musi znaleźć się ponadto zaplecze higieniczno-sanitarne, sprzęt ratowniczy i gaśniczy. Należy wyznaczyć też drogi ewakuacyjne oraz przygotować instrukcje postępowania na wypadek pożaru i innych zagrożeń. Jeżeli wstęp na koncert jest płatny, organizator powinien także posiadać ubezpieczenie OC od ewentualnych szkód wyrządzonych uczestnikom imprezy.

Nie tylko muzyka – o czym jeszcze powinien pomyśleć organizator?

Organizator koncertu typu open air powinien zastanowić się nad zapleczem gastronomicznym. Na koncertach sprawdzają się dania typu fast food, ale można pomyśleć także o czymś oryginalnym. Na festiwalach odbywających się w Czechach kupić można na przykład niewielkie placki ziemniaczane, na Węgrzech i Słowacji – langosze. Ciekawe może być postaranie się o potrawy regionalne czy też dania z kuchni kraju pochodzenia muzyków. Warto także pamiętać o wyznaczeniu miejsca, w którym artyści będą mogli umieścić przeznaczone na sprzedaż gadżety oraz płyty. Zarówno zaplecze gastronomiczne, jak i stoiska powinny znaleźć się w miejscu zadaszonym. Idealnym rozwiązaniem jest ustawienie na terenie eventu hali namiotowej czy namiotu sferycznego. Jak mówi Rafał Fuhrmann z TENT, hala sferyczna idealnie wpisuje się w otoczenie, jest wytrzymała, pozwala maksymalnie wykorzystać zadaszoną przestrzeń. Hale posiadają urządzenia grzewcze i klimatyzujące. Znajdują szerokie zastosowanie podczas wszelkiego rodzaju imprez plenerowych.

Organizator wydarzenia nie tylko zapewnia dobrą zabawę uczestnikom koncertu. Odpowiada też za bezpieczeństwo – dlatego tak ważne jest przestrzeganie przepisów związanych z organizacją imprezy masowej.