Przemysł spotkań w rozwiniętych krajach Unii Europejskiej odpowiada za 3 do 4 proc PKB. W Polsce, według najbardziej optymistycznych danych, wskaźnik ten waha się w okolicy 2 proc. Stymulowanie rozwoju tego sektora to zatem gra o zwiększenie PKB o 1 - 2 procent oraz o stworzenie tysięcy nowych miejsc pracy. Fakt ten szczególnie dobrze uświadamiają sobie przedstawiciele branży i goście cyklu Meetings Week Poland.

W dniach 16-20 marca 2015 roku w Centrum Konferencyjnym Stadionu Narodowego odbyła się trzecia edycja Meetings Week Poland, wydarzenia integrującego polską branżę organizatorów konferencji, kongresów, targów, wystaw i innych spotkań o charakterze biznesowym czy motywacyjnym.

Cel i skala tygodnia spotkań

Do głównych celów Meetings Week Poland należy praca nad podnoszeniem wiedzy społeczeństwa i jego elit na temat znaczenia oraz potencjału przemysłu spotkań w Polsce. Organizatorzy przedsięwzięcia dążą też do silniejszej integracji środowiska, uczestniczącego aktywnie w rozwoju tego jednego z najnowocześniejszych sektorów usług. Służy temu między innymi wymiana doświadczeń i podnoszenie poziomu wiedzy zawodowej podczas licznych seminariów i szkoleń cyklu.

Przedsięwzięcie realizowane jest wspólnie przez kluczowe organizacje działające w tej branży: Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce” (SKKP), Międzynarodowe Stowarzyszenie Organizatorów Spotkań MPI Poland Club, Stowarzyszenie Branży Eventowej (SBE), Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT), Poland Convention Bureau POT, Szkołę Główną Turystyki i Rekreacji (SGTiR), a także magazyn The Warsaw Voice oraz portal MeetingPlanner.pl. Wydarzenie jest wspierane przez Departament Turystyki Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz Polską Organizację Turystyczną.

Na pięciodniowy cykl wydarzeń złożyły się konferencje, seminaria, spotkania networkingowe, w których wzięli udział zarówno reprezentanci korporacji i stowarzyszeń zawodowych, odpowiadający za planowanie eventów, zakupy usług dla podróżujących biznesowo i spotkań służbowych, oferenci z firm obsługowych, hoteli i centrów konferencyjnych, jak i przedstawiciele administracji rządowej, instytucji odpowiedzialnych za rozwój turystyki, parlamentu, samorządowcy oraz dziennikarze. Tydzień spotkań zakończyła uroczystość wręczenia dorocznych nagród branży.

Meetings Week Poland prezentuje skalę branży spotkań w Polsce i jej znaczenie oraz potencjał dla gospodarki.  W tegorocznym wydarzeniu wzięło udział około tysiąca osób, głównie przedstawicieli zawodów i instytucji związanych z przemysłem spotkań. W uroczystym otwarciu, a także w późniejszych dyskusjach i spotkaniach uczestniczyli między innymi: Tomasz Jędrzejczak, podsekretarz stanu w Ministerstwie Sportu i Turystyki, Ireneusz Raś, poseł i zarazem przewodniczący sejmowej komisji kultury fizycznej, sportu i turystyki, Rafał Szmytke, prezes Polskiej Organizacji Turystycznej, Michał Olszewski, wiceprezydent Warszawy. Wśród mowców znaleźli się Jurek Owsiak, szef fundacji Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy, Tom Hulton, dyrektor ds. relacji międzynarodowych IMEX, Marc Horsmans, dyrektor Amsterdam Marketing, Gilles Clavie, prezes Orbis SA, Paul Miller, prezes Society for Incentive Travel Excellence.

Znaczenie przemysłu spotkań

Wielu polskich i międzynarodowych uczestników spotkania podkreślało fakt, że obecnie Polska dysponuje wszystkimi podstawowymi aktywami do intensywnego rozwoju branży spotkań i przyciągania większej liczby międzynarodowych wydarzeń, w praktyce o każdej skali. Chodzi przede wszystkim o nowoczesną infrastrukturę hotelową, liczne obiekty konferencyjne i wystawiennicze, rozbudowaną ostatnio infrastrukturę komunikacyjną, a także o profesjonalne organizacje i firmy, gotowe do obsługi większej niż dotychczas liczby spotkań biznesowych o różnej skali.

Wielkie znaczenie przemysłu spotkań dla gospodarek krajów rozwiniętych współczesnego świata wynika nie tylko z faktu, iż generuje on poważne przychody. Dla przykładu, w Wielkiej Brytanii branża ta odpowiada za 2,9 proc. dochodu narodowego, a przychody z niej przekraczają 58,4 mld funtów. Przemysł spotkań generuje ponadto bardzo wiele korzyści dla całej gospodarki. Wśród nich warto wymienić między innymi: nowe miejsca pracy, aktywizację ośrodków miejskich, stymulowanie obrotów handlowych, w tym eksportu, rozwój innowacyjności, a także pozytywny wpływ na poprawę wizerunku krajów i miast, stawiających na intensywny rozwój przemysłu spotkań.

Sekwencja merytorycznych wydarzeń

Obrady Meetings Week Poland są pomyślane jako sekwencja imprez, przygotowywanych przez poszczególnych współorganizatorów. Tydzień otworzyła konferencja z cyklu Poland – Meetings Destination, poświęcona wspólnym interesom branży, jej rozwojowi, potrzebom, perspektywom współpracy z administracją kraju i samorządami. Tego dnia uczestnicy dyskutowali głównie o kwestiach, które definiują przyszłość przemysłu spotkań, a także jego obecne postrzeganie przez ogół społeczeństwa oraz jego elity polityczne i gospodarcze. W otwierającej konferencji biorą udział zarówno przedstawiciele branży spotkań, jak i politycy, samorządowcy, urzędnicy instytucji administracji państwowej oraz przedstawiciele szeroko pojętego biznesu.

Dni następne to spotkania bardziej wyspecjalizowane, skupiające się na wymianie doświadczeń, podnoszeniu kwalifikacji w ramach określonego sektora rynku.

Stowarzyszenie Branży Eventowej zaproponowało rozważania na temat zarządzania bezpieczeństwem podczas wydarzeń. Sekwencja prezentacji i dyskusji służyła omówieniu różnych jego aspektów, w tym m.in. dotyczących świadomości zagadnienia bezpieczeństwa od strony organizatora jak i Klienta podczas imprez masowych, tematykę bezpieczeństwa projektów eventowych z perspektywy miejsca ich realizacji oraz bezpieczeństwie eventu od strony technicznej i sposobach właściwego zabezpieczania techniki scenicznej.

Gościem specjalnym Stowarzyszenia Branży Eventowej był Jurek Owsiak, który opowiedział o przepisach dotyczących organizacji imprez masowych na przykładzie projektów realizowanych przez Fundację WOŚP, w tym popularnego Przystanku Woodstock.

Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel zaproponowało cykl prelekcji, podczas których mówcy skupili się na różnych aspektach motywacji. Jednym z kluczowych zagadnień spotkania pod hasłem „Siła motywacji” było podkreślenie, że incentive travel to dziedzina biznesu, która przechodzi nieustanną ewolucję. Z narzędzia kojarzonego z wyjazdem firmowym pełnym atrakcji, incentive travel zmienia się w nowoczesne narzędzie zarządzania i stymulowania popytu na produkty firmy. Jednocześnie staje się podstawą do budowania programów wspierających sprzedaż. Spotkanie miało służyć zarówno ugruntowaniu wiedzy na temat nowych narzędzi zarządzania i motywacji, jak i inspiracji opartej na pasjach i zaangażowaniu.

Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce” we współpracy z Instytutem Rynku Hotelarskiego oraz Polish Prestige Hotels & Resorts, podczas konferencji i forum hotelarskiego podjęło rozmowę o skutecznych strategiach pozyskiwania konferencji i eventów do obiektów. Organizatorzy poruszyli temat marketingu konferencyjnego i zaprezentowali trendy w podaży i popycie rynku przemysłu spotkań.

MPI Poland Club zaproponowało szkolenie, poświęcone budowaniu strategii cenowych. Zaproszeni eksperci przedstawili w formie prezentacji swoje doświadczenia, dzielili się najlepszymi praktykami w zakresie udzielania zniżek, budowania specjalnych ofert czy znaczenia ceny przy sprzedaży produktów luksusowych. Część szkolenia miała charakter warsztatowy.

W ramach Meetings Week Poland odbyła się jubileuszowa dziesiąta edycja konferencji IMEX-MPI-MCI Future Leaders Forum, kierowanej do studentów – przyszłych profesjonalistów branży spotkań. Międzynarodowy program Future Leaders Forum został opracowany w celu zachęcenia najlepszych i najzdolniejszych studentów do rozwijania swojej kariery w przemyśle spotkań.

O promocji swoich destynacji, zbieraniu danych dotyczących rynku spotkań oraz współpracy z Polską Organizacją Turystyczną rozmawiali przedstawiciele convention bureaux działających w Polsce.

Uroczystą klamrę, zamykająca pięciodniowe spotkania branży w ramach Meetings Week Poland 2015, stanowiła MP Power Night – gala finałowa konkursu MP Power Awards, poświęconego branży eventowej i poszukującego najlepszych realizacji i praktyk we wszystkich jej sektorach. Autorem i organizatorem przedsięwzięcia jest portal MeetingPlanner.pl. Podczas gali na scenie pojawiły się szczególne osobistości i eksperci branży wyróżnieni w plebiscycie oraz przedstawiciele agencji eventowych, incentive travel, PCO, DMC i wielu firm dostarczających usługi eventowe – autorzy najlepszych zdaniem Jury MP Power Awards projektów i realizacji.

– Sukces tegorocznego przedsięwzięcia oraz uznanie przez wszystkich organizatorów jego bardzo ważnego znaczenia zarówno w rozwoju, promocji branży, jak i integracji środowiska zaowocowały decyzją o organizacji Meetings Week Poland 2016 – podsumowuje Justyna Skubis, dyrektor zarządzająca, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel, koordynator tegorocznego MWP.

W przyszłym roku Meetings Week Poland odbędzie się w dniach 18-22 kwietnia.

Partnerami i Sponsorami Meetings Week Poland 2015 byli: Stadion Narodowy, Grupa Hotelowa Orbis, Syskonf, Szkoła Główna Turystyki i Rekreacji, Meetings Poland, Meeting.pl, Brand24.

Patronat Medialny nad Meetings Week Poland objęli: Mice Poland, MeetingPlanner.pl, Warsaw Voice, Turystka Rp.pl, Brief, Business Traveller Poland, Gazeta Małe i Średnie Przedsiębiorstwa, Eventmapa.pl, Konferencje.com, Konferencje.pl, Rynek Turystyczny, Hotelarz, Waszaturystyka.pl, Tur.info.pl, Organizatorzyimprez.pl, E-konferencje.pl, Mojekonferencje.pl, Miejscabiznesowe.pl, Salebiznesowe.pl, Eventowablogerka.pl, Strefamice.pl, Event Manager News.

www.meetingsweek.pl