Co sprawia, że impreza imprezie nie jest równa? Dlaczego o niektórych masowych wydarzeniach jest głośno, a o innych wszyscy woleliby jak najszybciej zapomnieć? Na co należy zwrócić uwagę podczas organizacji imprez? Jakich błędów, które popełniane są czasem przez organizatorów imprez, unikać?

Organizacja imprezy nie jest tak prostym zadaniem, jakby mogło się wydawać. Nie każdy, kto kiedyś przygotowywał zabawę urodzinową dla dziecka, jest w stanie poradzić sobie z przygotowaniem profesjonalnego masowego wydarzenia. Wymaga przede wszystkim doświadczenia w tej dziedzinie oraz współpracy z wieloma specjalistami. Nie każdy organizator imprez ma bowiem to szczęście, że może sobie pozwolić na przygotowanie spotkania o charakterze rozrywkowym, wykorzystując umiejętności tylko i wyłącznie własnego zespołu oraz korzystając jedynie z własnego sprzętu.

BUDŻET MUSI SIĘ ZAPIĄĆ

Podczas organizacji imprezy kwestią najistotniejszą są pieniądze. To one decydują o tym, jak bardzo można zrealizować swoją wizję artystyczną, czy estetyczną przedsięwzięcia. Od nich zależy to, na jakie luksusy można sobie pozwolić. Oczywiście im większe fundusze można przeznaczyć na przygotowanie wydarzenia, tym większą można mieć pewność, że będzie ono ciekawsze dla zebranych pod wieloma względami i spotka się z ich zachwytem. Duży budżet to większe bezpieczeństwo finansowe i margines swobody w planowaniu.

Niekoniecznie brak ogromnych funduszy musi wiązać się z kiepskiej jakości imprezą. Dzisiaj profesjonalni organizatorzy imprez mają możliwość negocjacji cen, zwłaszcza jeśli współpracują ze stałymi podwykonawcami. Dzięki czemu można znacznie zminimalizować wydatki nie ujmując profesjonalności usługom i jakości. Taki wariant jest możliwy tylko wówczas, jeśli organizację imprezy powierzy się przedsiębiorstwu, który dłuższy czas utrzymuje się na rynku i zdołał nawiązać pewne kontakty zawodowe. Mniejsze wydatki to także elastyczne podejście do kwestii daty i miejsca, a także zatrudnienie wolontariuszy do obsługi spotkania.

Stawiając na profesjonalistów w pełnym znaczeniu tego słowa, ma się pewność, że stoi za nimi nie tylko wiedza, ale wieloletnie doświadczenie, z którego zleceniodawca ma prawo korzystać płacąc. Niekoniecznie organizacja imprezy masowej np. latem nad morzem musi wiązać się z horrendalnymi opłatami za miejsce. Profesjonalista doskonale powinien być zorientowany w tym, do jakich władz udać się o poparcie i potrafi negocjować, by obie strony były zadowolone: organizator ponosił mniejsze koszta, miasto otrzymywało promocję, a jego mieszkańcy dodatkową możliwość zarobku.

Profesjonalni organizatorzy imprez powinni także – w miarę możliwości i skali wydarzenia – postarać się o pozyskanie sponsorów, którzy obejmą patronat i wyłożą dodatkowe fundusze, by uatrakcyjnić imprezę w zamian za promocję przy okazji zdarzenia. W pewnych okolicznościach tj. w zależności od charakteru planowanego spotkania, można także postarać się o refundację kosztów z funduszów unijnych.

Kwestią najistotniejszą jest to, by budżet udało się zamknąć. Aby to było możliwe, trzeba mieć nad nim bezwzględną kontrolę. W takim wypadku nieodzowne jest sporządzenie kosztorysu z uwzględnieniem poszczególnych wydatków. Najlepiej z odpowiednim marginesem, który uchroni przed nieprzewidzianymi wydatkami.

Przed jakimkolwiek działaniem budżet powinien zostać zaakceptowany przez zleceniodawcę.

BRAK ZORIENTOWANIA NA UCZESTNIKÓW IMPREZY

Organizatorzy imprez umieszczają je często w konkretnej tematyce: filmowej, wojskowej i in. z adekwatnymi atrakcjami np. manewry wojskowe lub nagrywanie amatorskiego filmu. Innym razem stawiają po prostu na wybrane gry, zabawy i zawody: paintball, ruady, zorbing, gra w piłkę. Ważne, by planowane atrakcje były uzależnione nie tylko od panującej mody, czy wielkości grupy, ale przede wszystkim zwracały uwagę na wiek uczestników, ich kondycję oraz płeć. Zdarza się, że brak zorientowania na potrzeby i możliwości grupy uczestników jest podstawowym błędem, jaki popełniają organizatorzy. Jeśli ma się wątpliwości związane z wyborem rozrywek, warto postawić na sprawdzone sposoby spędzania czasu wolnego i wybrać najbardziej optymalny wariant dla każdego. Może to być występ znanego muzyka, artysty kabaretowego, cyrkowego lub iluzjonisty, wyjście na zamknięty spektakl teatralny.

TRZEBA SIĘ WYRÓŻNIAĆ

Autorskie scenariusze są bez cienia wątpliwości atutem profesjonalnych organizatorów. Sprawiają, że taka impreza jest niepowtarzalna i jedyna w swoim rodzaju, na tle innych tego typu. W świecie dzisiejszego biznesu, kiedy organizuje się imprezy celem promocji przede wszystkim, wyróżnianie się jest niezwykle istotne. Pozwala bowiem na lepsze wbicie się w pamięć szerokiej rzeszy przyszłych potencjalnych konsumentów i być może nawiązanie współpracy z nowymi kontrahentami.

Do każdej imprezy należy podejść indywidualnie. Całe szczęście coraz więcej organizatorów pamięta o tej złotej zasadzie, dając swoim klientom możliwość wyboru z całej palety oferowanych możliwości. Organizatorzy imprez gotowi są przedstawić przykładowe scenariusze, ale nie boją się także nowych, nieznanych wyzwań. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów, mogą przygotować wszystko, bądź prawie wszystko o czym on marzy i za co gotów jest zapłacić.

CATERING

Catering uzależniony jest od rodzaju organizowanej imprezy. Koncert młodzieżowy na świeżym powietrzu różnił się będzie zdecydowanie od ekskluzywnej imprezy na gruncie zawodowym, imprezy integracyjnej, targów czy konferencji.

Organizacja jednodniowej konferencji nie wymaga od organizatorów położenia nacisku na wystawny posiłek, chyba że życzy sobie tego zleceniodawca. W przeciwnym wypadku najodpowiedniejsze będzie przygotowanie drobnego poczęstunku. Gdy impreza związana jest z wysiłkiem fizycznym na świeżym powietrzu (integracja, motywacja) warto pomyśleć o przygotowaniu treściwego posiłku, uzależniając menu oraz formę podania od scenariusza imprezy. Ognisko z pieczonymi na kiju kiełbaskami, czy ziemniakami z paleniska mogą same w sobie stanowić dodatkową atrakcję. Organizatorzy targów nie muszą myśleć o posiłku dla każdego pojedynczego gościa. Kilkudniowe targi budzą zainteresowanie wielu tysięcy osób, w związku z tym byłoby to dla nich nieopłacalne. Rozwiązaniem jest wynajęcie jednego bądź kilku stoisk przedsiębiorcom gastronomicznym, w których każdy może indywidualnie zakupić coś do zjedzenia.

Jednak nie wszystko pasuje do każdej okazji. Jeśli imprezy służą celom ogólniejszym – podporządkowane bywają polityce bądź szeroko pojętym interesom lub są interpretowane i komentowane jako wydarzenia, w których głównym elementem jest gra o większą stawkę, nie tylko kontakty towarzyskie, wówczas wydaje się bankiety – przyjęcia bardziej oficjalne, które wymagają zapewnienia obsługi kelnerskiej.

Bez względu na rodzaj organizowanej imprezy normą jest zatrudnienie firmy gastronomicznej, która przygotuje kompletny posiłek, zajmie się przygotowaniem zastawy stołowej oraz dekoracji stołu, a co więcej, na swoje barki weźmie także uporządkowanie po skończonej zabawie. Nie jest to droga usługa. Cena zależy m.in.: od ilości gości, bielizny stołowej, rodzaju oraz wielkości menu. Warto dodać, że przygotowanie posiłku dla 20 osób to wydatek rzędu ok. 300zł.

Firma gastronomiczna oczywiście powinna zostać poinformowana odpowiednio wcześniej o randze, charakterze oraz celach spotkania, by zdołała się przygotować z odpowiednim menu. Błędem organizatorów imprez jest to, że zatrudniają przedsiębiorstwa, które niekoniecznie specjalizują się w przygotowywaniu posiłków np. dla wielu gości. Takie niedopatrzenie może zaowocować niepożądanymi sytuacjami – dla niektórych osób może braknąć porcji.

Dodatkowo warto sprawdzić wcześniej firmę gastronomiczną, nie tylko pod względem smaku przygotowywanych przez nią posiłków, ale także wielkości pojedynczych porcji. Pozwoli to uniknąć nieporozumień, bo zamawiający wie, za co płaci. Uchroni go to także przed nieprzychylnymi komentarzami zebranych na imprezie gości. W tym celu warto – jeśli jest taka możliwość – dokonać degustacji osobiście, zapoznać się z referencjami i zasięgnąć języka u innych przedsiębiorców, którzy korzystali już z usług tego gastronomicznego przedsiębiorcy.

ZAPLECZE TECHNICZNE

Każda impreza masowa wiąże się z zadbaniem o sprzęt audiowizualny dobrej jakości. Jednak samo jego posiadanie to nie wszystko. Trzeba zatrudnić specjalistów, którzy nie tylko odpowiednio zamontują, ale nastroją urządzenia i ustawią, by współgrały ze sobą i dawały możliwie najlepsze widowisko. Będzie to z pewnością ukłon w stronę osób zgromadzonych, gdyż będzie świadczyć nie tylko o profesjonalizmie organizatorów, ale przede wszystkim o zorientowaniu się na gości.

Jeśli organizuje się imprezę na świeżym powietrzu, warto być przygotowanym na kaprysy przyrody i zadbać o namioty, bądź hale namiotowe, w których będzie można się schronić lub po prostu podać posiłek. Zadaszenie jest także istotne jeśli chce się zabezpieczyć sprzęt audio często towarzyszący takim zabawom. Wielu profesjonalistów dysponuje własnym zapleczem, jednak istnieje także możliwość jego wynajęcia. Warto pamiętać także o przytransportowaniu na miejsce imprezy plenerowej przenośnych, wyposażonych odpowiednio toalet w dobrej jakości. Niestety wielu organizatorów nie przykłada do tego tak dużej wagi.

Dobry organizator imprez powinien być przygotowany na każdą ewentualność. Rzeczy martwe potrafią być złośliwe zwłaszcza wtedy, kiedy jest to najbardziej pożądane. Ważne jest więc, by na imprezie obecna była osoba, która bez problemu poradzi sobie z obsługą dostępnego sprzętu.

RZECZ O PROMOCJI

Dzisiaj najtańszym i najszybszym źródłem informacji, do którego dostęp ma już niemal każdy, jest Internet. Wielu organizatorów zapomina o tej metodzie kontaktu z potencjalnymi zainteresowanymi, ograniczając się jedynie do udzielenia kilku informacji potrzebnych do stworzenia newsa informacyjnego dziennikarzom. W rezultacie organizowane wydarzenie nie spotyka się z przewidywaną frekwencją żądnych wrażeń osób. Warto więc, jeśli nie tylko pozostawać w kontakcie e-mailowym z zainteresowanymi, stworzyć specjalną stronę internetową poświęconą imprezie i wszelkim jej szczegółom: planowanych atrakcjach, kosztom udziału, możliwościach i ofertach noclegów lub proponowanej trasie dojazdu.

Dobrze, gdyby udało się zlokalizować atrakcje imprezy w jednym miejscu, bądź w bezpośrednim sąsiedztwie. Taka logistyka ułatwi promocję. Da także pewność, że osoby zainteresowane nie będą miały większych trudności z dotarciem na określone miejsce. Niestety organizatorom zdarza się zapominać o tych plusach.

Trzeba jednak pamiętać, że bazowanie wyłącznie na Internecie może być zgubne. Wiele osób nie ma stałego dostępu do informacji tam zawartych, niektóre po prostu nie lubią tej formy kontaktu. Jeszcze inni pozostają wierni tradycyjnym metodom komunikacji. Warto więc przekazywać sobie informacje także korzystając z telefonów, faksów, czy poczty.

Dobrym i tanim rozwiązaniem jest także poinformowanie lokalnych mediów, które nadadzą rozgłos wydarzeniu. Ponadto można także udać się do władz miasta, w którym planuje się konferencję i poprosić o umieszczenie imprezy w lokalnym kalendarzu.

GDZIE ZNALEŹĆ DOBREGO ORGANIZATORA IMPREZ?

Dobry organizator imprez z fachowym podejściem to skarb. Gdzie znaleźć dobrego organizatora imprez , który nie zawiedzie w najważniejszym momencie? Z pomocą przychodzi serwis www.organizatorzyimprez.pl, który obok ofert profesjonalistów prezentuje także aktualności z branży oraz najnowsze trendy organizacyjne oraz nowinki techniczne.

Bazę firm można przeglądać na wiele sposobów: wpisując nazwę firmy, bądź jej część, szukając w opisie działalności, zawęzić wyszukiwanie do konkretnego województwa lub miasta. Ponadto można otrzymać wykaz wszystkich zarejestrowanych w serwisie przedsiębiorstw, które trudnią się określonym typem działalności. W katalogu figurują m.in.: agencje artystyczne, agencje hostess, firmy świadczące usługi z zakresu cateringu, specjalizujące się w przygotowaniu imprez integracyjnych, okolicznościowych, sezonowych oraz bankietów i wesel. Można znaleźć przedsiębiorstwa, które zajmują się oprawą techniczną imprez lub nastawione są na przygotowywanie targów, szkoleń, konferencji, kongresów, eventów lub innych imprez masowych.

Nawet jeśli mimo starań nie wszystko poszło zgodnie z planem, nie trzeba się tym tak bardzo przejmować. Uczestnicy nie po to decydują się na udział w imprezie, by wytykać błędy organizatorom, ale raczej by wrócić do domów bogatszymi o nowe doświadczenia i emocje. Jeśli więc wszystko poszło zgodnie z planem standardu, małe niedociągnięcia da się wybaczyć, zwłaszcza że takie rzeczy zdarzają się nawet najlepszym.

PF