Rynek eventów w Polsce mimo globalnego kryzysu dynamicznie się rozwija. Tylko taka strategia, która zakłada wprowadzanie nowych trendów oraz dostosowanie standardów obowiązujących w branży, pozwoli organizatorom na konkurencyjność w środowisku międzynarodowym.

Z roku na rok przybywa w Polsce różnorodnych wydarzeń międzynarodowych, które bez wątpienia dodają krajowi atrakcyjności. W kalendarz imprez promujących z powodzeniem Polskę wpisują się m.in.: Euro 2012, Heineken Open’Air Festival, czy Eurobasket 2009. Organizatorzy imprez w Polsce poprzez podejmowanie się przygotowania takich imprez oraz, co istotniejsze, po poradzeniu sobie z ich organizacją, udowadniają, że w niczym nie ustępują światowym agencjom i są w stanie wprowadzić w życie każdy rodzaj i scenariusz eventu.

EVENT NISKOBUDŻETOWY

Modne, zwłaszcza w dobie kryzysu finansowego, staje się także przygotowywanie imprez firmowych bez zbędnych kosztów tzw. event niskobudżetowy. W tej kategorii mieszczą się te imprezy, których koszt organizacji nie przekracza 50 tys. euro, a są równie interesujące, jak te ekskluzywne, które pochłaniają ogromne fundusze. Organizacja eventu „po kosztach” jest możliwa jeśli dokładnie zaplanuje się wydatki i pozwoli się sobie na czas związany z planowaniem. Warto zastanowić się, gdzie można dokonać cięć, które nie wpłyną na jakość organizowanej imprezy. Można wybrać lokal, który nie jest ekskluzywny, a nosi znamiona elegancji, bądź zorganizować event na powietrzu. To samo tyczy się wyboru firmy cateringowej. Warto wypróbować nową, bądź małą firmę, która dopiero stawia pierwsze kroki w branży i stara się zaistnieć. Młode firmy to nie tylko niższe koszta, ale przede wszystkim duża kreatywność. Dodatkowo, by zaoszczędzić finanse warto zorganizować imprezę w bliskim sąsiedztwie przedsiębiorstwa. Zwłaszcza wtedy, kiedy grupą docelową są pracownicy. W ten sposób zminimalizuje się koszta dojazdu. Poza tym ciekawym rozwiązaniem wydaje się być zrezygnowanie z uświetnienia imprezy gwiazdą światowego formatu, a postawienie na rodzimych artystów. W ten sposób event może nie tylko nosić znamiona ekologicznego, ale przede wszystkim zminimalizuje znacznie koszta jego organizacji. Ważnym elementem każdego eventu jest wręczenie zebranym upominków. Choć na pierwszy rzut oka drobiazgi wydają się mało kosztowne, jeśli przyjrzeć się temu bliżej, można z łatwością zauważyć, jak wielkie koszta one pochłaniają. Trzeba także wziąć pod uwagę to, że zaplanowane wydatki mogą nieznacznie odbiegać od wstępnego kosztorysu. W związku z tym powinno się być przygotowanym na margines błędu. Przykłady można mnożyć w nieskończoność.

Warto jeszcze dodać, że wzięcie odpowiedzialności za niskobudżetowy event wcale nie musi oznaczać totalnego niepowodzenia. Wszystko jest możliwe, jeśli ma się kreatywną załogę chętną do pracy i świeże pomysły, których nie boi się realizować.

W 2008 roku organizatorzy konkursu European Best Event Awards wprowadzili nową kategorię: eventu niskobudżetowego. Konkurs ten udowodnił, że można niedrogo zorganizować ciekawą imprezę, która nie musi być gorsza od tych, które pochłaniają ogromne fundusze.

EVENT O PORANKU

To dobra alternatywa dla wszystkich tych, którzy chcą zredukować koszta. Wiele lokali działa w godzinach przedpołudniowych także, a wynajęcie sal o poranku jest zdecydowanie tańsze niż wieczorami, czy po południu. Z powodzeniem można zrezygnować z wynajęcia lokalu gastronomicznego i postawić na spotkanie w Sali konferencyjnej, bądź na auli. O tej porze dnia nie powinno zabraknąć zainteresowanych nawet w takich miejscach, które jednoznacznie kojarzą się z pracą.

Nie trzeba także martwić się poczęstunkiem, drogim alkoholem i całą oprawą, która niezbędna jest przy okazji organizowania eventu wieczornego. Może pozostać przy zamówieniu cateringu i postawić na lekkie przekąski i dania, które nie będą wymagały wielkiego wysiłku. Specjaliści radzą, by ten rodzaj eventu urozmaicić cateringiem molekularnym. Ten pomysł nie tylko wprawi zebranych w osłupienie, ale także będzie doskonałym motywatorem do prowadzenia rozmów. Przyrządzane w nietuzinkowy sposób potrawy odznaczają się niebanalnym smakiem, który uzupełnia niecodzienne podanie – probówki, słoiczki i tubki to tylko część z bielizny stołowej. To dość nowatorska koncepcja w branży gastronomicznej i jeszcze niewiele agencji ma ją w swojej ofercie. Ta wyjątkowa propozycja z pewnością sprawi, że organizatorzy stojący za eventem zostaną na długo zapamiętani nie tylko przez swojego zleceniodawcę, ale przede wszystkim przez jego gości, co może zaowocować wieloma nowymi zleceniami. Warto na własnej skórze sprawdzić wrażenia spowodowane jedzeniem ryby o smaku czekolady…

Całość urozmaicić można występem artysty grającego lekką i przyjemną muzykę dla każdego.

Tego typu rozwiązanie szczególnie sprawdzi się na imprezie, której celem nadrzędnym jest wypromowanie marki. Wczesna pora organizacji eventu gwarantuje, że zaproszeni na niego goście pojawią się wypoczęci i nic ważnego z prezentacji nie umknie ich uwadze. Mało tego, istnieje większe prawdopodobieństwo, co do tego, że prezentowane argumenty lub rozwiązania spotkają się z większą aprobatą niż podczas spotkania wieczornego.

GREEN EVENT

Green event, czyli w tłumaczeniu na język polski zielony event to impreza organizowana dla pracowników przedsiębiorstwa lub jego kontrahentach, której celem jest zorganizowanie spotkania zgodnego z zasadami ochrony środowiska, społeczną odpowiedzialnością biznesu oraz propagującą proekologiczne zachowania.

Wśród zasad, jakimi kierują się zielone eventy jest m.in.: zminimalizowanie wydatków, użycie w przygotowaniu i obsłudze imprezy elementów ekologicznych, organizowanie spotkań w hotelach, które dbają o środowisko (są zbudowane z materiałów ekologicznych, zlokalizowane są z dala od miejskiego zgiełku, a co z tym związane, zapewniają idealne warunki do pracy), podawanie do spożycia produktów wytwarzanych przez społeczność lokalną i w naturalny sposób, organizacja imprezy w pobliżu firmy lub przygotowanie eventu on-line, co ma ograniczyć emisję spalin, wykorzystanie nowoczesnych i zarazem ekologicznych technologii oraz oddziaływanie na zmysły gości poprzez stymulowanie węchu zapachami roślin, a słuchu odgłosami przyrody.

Także podczas green eventu istnieje możliwość integracji pracowników oraz pozwolenia im nabycia umiejętności praktycznych. Interesującym scenariuszem imprezy może być więc budowanie ekologicznego domu z gliny lub lepienie garnków, co zdecydowanie rozwija kreatywność. Dobrym pomysłem może być także zorganizowanie pokazu mody ekologicznej, z tworzywa wtórnego – liści, trawy, zboża, butelki. To znacznie uatrakcyjni event, jako że jest dość niecodziennym wydarzeniem. W ostatnim czasie bardzo modne stały się wyjazdy do hoteli ze SPA & Wellness, które pomagają w osiągnięciu harmonii z własnym wnętrzem.

Ten rodzaj eventów jest bardzo popularny szczególnie za granicą i wiele firm zaczyna dostrzegać plusy, jakie związane są z ekologicznym eventem. Także w Polsce coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na green event, mimo iż nadal jest to jeszcze swoiste novum w branży. Jedną z agencji, która „zieloną ofertę” wprowadziła do swojej oferty bazując na zagranicznym modelu, jest PRimavera PR&Events.

I-EVENT – INTERAKTYWNY BAR

To bardzo nowoczesny pomysł, który z powodzeniem można zastosować przy promocji przedsiębiorstwa bądź marki. Jego istota polega na tym, że urozmaica się klientom czas wyświetlając na interaktywnych tablicach i ladach informacje. Dodatkowo można generować dzięki temu zyski.

Reklama wcale nie musi być nachalna i uciążliwa dla odbiorców, którzy sami decydować mogą o tym, co chcą oglądać, jaki rodzaj reklamy ich interesuje. Mogą zmieniać obrazy układając specyficznie np. szkło na blacie.

Z racji tej, że tablety zintegrowane są z Bluetootem, który umożliwia ściąganie wybranych treści na osobisty telefon komórkowy. Można w przyszłości spróbować zorganizować w takiej scenerii szkolenie bądź konferencję. Teraz wykorzystuje się interaktywne bary w ventach ekskluzywnych i na wystawach.

EVENT TELEWIZYJNY

Biorąc pod uwagę koszty, jakie związane są z organizacją eventu, ta forma wydaje się być jedną z mniej kosztownych, a dociera do szerokiego grona odbiorców. Zorganizowanie eventu telewizyjnego – wydarzenia medialnego wydaje się być także dobrym rozwiązaniem dla sektorów takich jak np. produkujących wyroby tytoniowe lub alkoholowe. Producenci mają bowiem niewielkie pole do popisu w promocji tych produktów. Doskonałym przykładem są imprezy rosnące jak grzyby po deszczu: Heineken Open’Air Festival, czy Szczecin Rock Festival albo Sopot Top Trendy. Jednakże z tej formy często korzystają także firmy z branży spożywczej, zdrowotnej, czy sportowej umieszczając swój produkt w serialu telewizyjnym, teledysku, czy grze komputerowej.

Ten rodzaj promocji zwany product placement w chwili obecnej jest bardzo popularną formą promocji. Jednak tylko odpowiednio przygotowana strategia, w której odbiorca nie będzie czuł się manipulowany, ma szansę odnieść zamierzony sukces. Trzeba więc zwrócić uwagę na to, jaki produkt będzie odpowiadał konkretnej scenerii.

EVENT MIX

To stosunkowo młody trend w branży eventowej, który polega na umiejętnym połączeniu eventu rzeczywistego z eventem w sieci (e-mail event). Koncepcja wydaje się być prawidłowa, jeśli organizatorom i firmie zależy na uzyskaniu dużego rozgłosu dla planowanej imprezy. Event mix polega na umieszczaniu w Internecie informacji dotyczących planowanego wydarzenia oraz – po zakończeniu – jego przebiegu. Może to być w formie filmu nakręconego podczas imprezy, zdjęć lub opisu słownego. Można także stworzyć na łamach strony internetowej możliwość kontaktowania się osobom, które poznały się na evencie, bądź umożliwić im zbudowanie grupy społecznościowej popierającej określoną markę. Stąd o krok już do programu lojalnościowego.

EVENT W ZGODZIE Z ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ I DUCHEM BIZNESU

Jednym z ważniejszych trendów obok wprowadzania nowości technologicznych jest zorganizowanie takiego eventu, który będzie szedł w zgodzie z duchem i odpowiedzialnością biznesu. Istotne jest, by mieć na uwadze zarówno koszta, jak i dbałość o środowisko, społeczeństwo oraz porównać korzyści tak, by móc podjąć właściwą decyzję.

Pod pojęciem odpowiedzialności społecznej biznesu mieści się tworzenie oraz wdrażanie w strategię zarządzania mechanizmów opartych na polityce społecznej odpowiedzialności organizacji. Działania te powinny być oparte nie tylko o międzynarodowe normy, ale także muszą być zgodne z prawem i etyką. Na pierwszym miejscu powinno się postawić dobro ludzi, dalej mieć wzgląd na planetę, na końcu zaś można pomyśleć o wygenerowaniu zysków dla własnego przedsiębiorstwa.

Całość składa się na Zarządzanie Zrównoważonym Eventem. W tych pozytywnych działaniach mieści się m.in.: racjonalizacja transportu, właściwy układ menu składającego się z lokalnych produktów, monitorowanie oraz zminimalizowanie kosztów użycia wody i energii.

Ten trend jest niezwykle przyszłościowy i z pewnością pomoże w przyszłości firmom zajmującym się organizacją eventów. Mając na uwadze to, że za kilka lat wymogiem niezbędnym będą ekologiczne praktyki w branży, tylko te firmy, które zdołają się dostosować, mają szansę na kontynuowanie działalności.

Event z pomysłem to bez wątpienia sposób na poradzenie sobie z kryzysem. Koncepcji, jak widać, nie jest mało. Trzeba tylko wybrać najlepszą dla siebie, biorąc pod uwagę zainteresowanie i zadowolenie klientów oraz – w wypadku agencji - możliwość długofalowej własnej realizacji.

PF