Organizacja konferencji nie jest prostą sprawą. Jednak nie jest to niewykonalne zadanie. Owszem, trzeba skoordynować ze sobą wiele elementów, które stworzą razem perfekcyjną całość. Brak żyłki organizatora nie musi jednak oznaczać klęski. Można bowiem skorzystać z pomocy specjalistów.

Kształt organizowanej konferencji uzależniony jest od wielu czynników. Kwestią najistotniejszą jest ustalenie, jakiego rodzaju konferencję chce się zorganizować. Od tego zależą bowiem szczegóły organizacyjne. Wybierać można spośród tradycyjnej konferencji, wideokonferencji oraz telekonferencji. Chociaż każde z tych spotkań ma na celu wymianę poglądów, różni się wymogami formalnymi. Konferencja opiera się na konieczności osobistego spotkania, tzw. twarzą w twarz. Domeną wideokonferencji jest rozmowa z wykorzystaniem wideofonu, czyli aparatu telefonicznego z wbudowanym monitorem telewizyjnym. Coraz częściej urządzenie to z powodzeniem zastępowane jest przez komputery i komunikatory umożliwiające wideo-rozmowy oraz przekazywanie informacji wizualnych bez konieczności ruszania się z domu. Telekonferencja z kolei od pozostałych różni się tym, że uczestnicy mogą kontaktować się ze sobą tylko głosowo, przy użyciu telefonu.

Najmniej wymagająca jest organizacja telekonferencji. Aby doszła do skutku wszyscy jej uczestnicy muszą po prostu w określonym terminie, o określonej godzinie być „pod telefonem”, gdyż dyskusja toczy się za jego pośrednictwem. Nieco więcej wymaga się od osoby, która organizuje wideokonferencję. Tutaj także obowiązkiem jest terminowa obecność, jednakże z uwagi na możliwość zobaczenia współrozmówców, wymaga odpowiednich warunków np. odpowiedniego stroju. Wideo-rozmowy przede wszystkim podnoszą efektywność komunikacji. Rozmówcy lepiej się rozumieją wykorzystując obok mowy komunikację niewerbalną, mają możliwość pokazania sobie prezentacji i innych dokumentów. Zarówno telekonferencja, jak i wideokonferencja oszczędzają czas, który ich uczestnicy musieliby poświęcić na dojazd do określonego miejsca spotkania.

Niektóre sprawy zawodowe wymagają jednak osobistego kontaktu. Organizacja konferencji związana jest z dopilnowaniem większej liczby szczegółów. Przede wszystkim trzeba zastanowić się, ile dni będą musieli zarezerwować uczestnicy, by wziąć udział w spotkaniu. Konieczność kilkudniowej dyspozycyjności wymaga od organizatorów jeśli nie organizacji konferencji w obiekcie oferującym miejsca noclegowe, to przynajmniej w miejscowości z dużą bazą noclegową. W związku z tym warto także zadbać o to, by uatrakcyjnić zebranym czas wolny od dyskusji zawodowych. Dzisiaj wiele ośrodków wie, jak bardzo istotna jest to kwestia i na terenie swoich obiektów oddaje do dyspozycji gości nie tylko różnorodne atrakcje, ale także specjalistów, pod których nadzorem można wypoczywać i bawić się. Istnieją więc hotele ze SPA, w których goście, coraz częściej w cenie noclegu, mogą zregenerować swoje ciało i psychikę, wykorzystując gamę zabiegów. W wyposażeniu domów noclegowych znajdują się także sale do ćwiczeń, baseny, korty tenisowe, kluby z bilardem i dartami i wiele innych. Usytuowanie ośrodka konferencyjnego w miejscu atrakcyjnym turystycznie sprawia, że już sama w sobie okolica ma wiele walorów, z którymi nie może się równać żadna zadaszona rozrywka. O gustach jednak się nie dyskutuje, dlatego warto zwrócić uwagę na różnorodną kulturalną ofertę miasta. Obecność kin i teatrów, a także innych przybytków, w których dominuje sztuka wyższych lub niższych lotów, zdecydowanie przemawia na korzyść aglomeracji miejskich. Wielość parków i skwerków, chociaż nie można ich porównywać z otwartymi przestrzeniami mniejszych miejscowości, to z pewnością alternatywa dla tych, którzy stronią od masowych rozrywek. Ci, którzy jednak potrafią psychicznie odpocząć w kręgu nieznajomych, wśród zgiełku miejskiego i hałasu, mają większą szansę na to, że w czasie ich służbowego zjazdu, będą mogli nie tylko zobaczyć, ale może i posłuchać gwiazd sceny muzycznej.

Koniecznością, bez względu na planowaną długość konferencji, jest zorganizowanie cateringu. Jeśli jest to spotkanie kilkugodzinne lub jednodniowe najbardziej odpowiadać temu będzie drobny poczęstunek – kawa i słodkie przysmaki. Organizacja konferencji kilkudniowej wymaga z kolei przygotowania konkretnych posiłków. Najprościej zlecić catering firmie zajmującej się tym zawodowo, niż samodzielnie marnotrawić na to czas. Warto dodać, że nie jest to droga usługa. Przygotowanie posiłku dla 20 osób to wydatek rzędu 300 zł. Można to oczywiście wliczyć w koszta indywidualne każdego z uczestników konferencji. Oprócz tego działaniem praktykowanym przez przedsiębiorców jest wcześniejsze zasięgnięcie opinii na temat firmy cateringowej, której chce się zlecić zajęcie się organizacją posiłków. Nie jest to bowiem prosta sprawa i zdarza się, że niektóre przedsiębiorstwa gastronomiczne przerasta zorganizowanie jedzenia ze smakiem. Referencje i rekomendacje stanowią sprawę niezwykle istotną. Firma zajmująca się z reguły organizacją niewielkich spotkań dla niewymagającej grupy osób, np. grille dla studentów, przy najszczerszych chęciach może sobie nie poradzić z przygotowaniem bankietu dla ważnych osobistości.

Ważny, choć nie najważniejszy, jest także komfort uczestników konferencji. Warto więc zwrócić uwagę na możliwość samodzielnego zamieszkania, bez konieczności dzielenia pokoju z obcą osobą. Na dłuższą metę taka sytuacja może być kłopotliwa dla obu stron.

O komforcie podczas samego spotkania już, świadczy dostępność, bądź nie różnorodnego sprzętu, który jest niezbędny podczas prowadzenia konferencji lub stanowić ma o profesjonalizmie organizującej ją firmy. Dobrze więc, jeśli obiekt konferencyjny wyposażony jest w projektory, tablice interaktywne, sprzęt nagłaśniający itp. Nie każdy przedsiębiorca, zwłaszcza działający na mniejszą skalę lub rozpoczynający działalność, może sobie pozwolić na zakup sprzętu najnowszej generacji, który często kosztuje krocie. Dodatkowy wynajem urządzeń tego typu i transport ich na miejsce spotkania także może przysporzyć wielu kłopotów, nie wspominając już o dodatkowych finansowych zobowiązaniach, jakie musi wziąć na siebie przedsiębiorca.

Jednak gadżety i nowoczesny sprzęt to nie wszystko. Dobry organizator konferencji powinien być przygotowany na każdą ewentualność. Rzeczy martwe potrafią być złośliwe zwłaszcza wtedy, kiedy jest to najbardziej pożądane. Ważne jest więc, by na spotkaniu obecna była osoba, która bez problemu poradzi sobie z obsługą dostępnego sprzętu audio-wizualnego, a w razie jego awarii dysponuje zamiennikami lub kopiami plików, niezbędnych do prawidłowego przebiegu konferencji.

Rolę istotną w wyborze miejsca ma także rodzaj konferencji, w sensie – krajowa, międzynarodowa. Wariant drugi wymaga, by organizatorzy wzięli pod uwagę także możliwość dojazdu gości zagranicznych. Warto wówczas postawić na miasto, które słynie nie tylko z dobrze rozwiniętych rodzajów wszelkiej komunikacji (taksówki, samoloty, tramwaje, metro itp.), ale także znane na międzynarodowej arenie. Dobrą sieć komunikacyjną lub w miarę nieskomplikowany dojazd powinno się uwzględnić także podczas przygotowywania krajowych spotkań. Poza tym warto pomyśleć także o zorganizowaniu transportu zbiorczego dla wszystkich uczestników. To zdecydowanie ułatwia sprawę, zwłaszcza wtedy, gdy organizacja konferencji połączona jest z podróżą w nieznany zakątek Polski. Trzeba jednak pamiętać o poinformowaniu wszystkich uczestników o proponowanych rozwiązaniach. Dzisiaj najtańszym i najszybszym źródłem informacji, do którego dostęp ma już niemal każdy, jest internet. Warto więc, jeśli nie tylko pozostawać w kontakcie e-mailowym z zainteresowanymi, stworzyć specjalną stronę internetową poświęconą konferencji i wszelkim jej szczegółom: planowi konferencji, informacjom dotyczącym miejsca organizacji, noclegu, kosztom udziału, rejestracji, transportowi lub proponowanej trasie dojazdu itd.

Warto zaznaczyć w formularzu rejestracyjnym datę, do której przyjmuje się zgłoszenia na planowaną konferencję. Określenie tzw. dead-line’u umożliwia nie tylko zorientowanie się, jak duże jest zainteresowanie tematem, a także pozwoli przygotować się do przyjęcia gości i zorganizowania dla każdego materiałów poglądowych. W przeciwnym razie, trzeba będzie liczyć się z dodatkowymi, niepotrzebnymi kosztami. Może zaistnieć także sytuacja, w której okaże się, że zainteresowanie spotkaniem przerośnie najśmielsze oczekiwania, wówczas przygotowane materiały poglądowe, miejsca noclegowe lub catering, mogą okazać się niewystarczające. Taki problem organizacyjny może rzutować na kolejne konferencje.

Budżet stanowi kwestię najistotniejszą, z którą każdy organizator musi się liczyć. Od jego wysokości uzależnione są dalsze działania organizacyjne. Im większe fundusze można przeznaczyć na konferencję, tym większa pewność, że będzie ona atrakcyjniejsza dla zebranych pod względem ciekawszego menu, bardziej ekskluzywnych rozrywek, lepszych warunków noclegowych i wyższej jakości materiałów konferencyjnych. Przede wszystkim większy budżet to większe bezpieczeństwo finansowe i margines swobody w planowaniu. Warto jednak nie angażować pierwszej znalezionej firmy do pomocy w przygotowaniu, a zrobić rekonesans i porównać to, co oferują nam wybrane przedsiębiorstwa. Może bowiem okazać się, że organizacja konferencji nie wymaga aż takich nakładów finansowych, jak deklaruje wybrany przedsiębiorca. Oprócz tego dobrze jest wiedzieć, że przy zamówieniach większych tzw. hurtowych, przysługuje zamawiającemu możliwość negocjacji ceny tak, by wszyscy byli zadowoleni. Zaoszczędzić koszta pozwoli także ustalenie terminu konferencji tak, by nie organizować jej w sezonie zimowym w górach, a w sezonie letnim nad morzem. Elastyczne podejście do kwestii daty i miejsca, a także zatrudnienie wolontariuszy do obsługi spotkania pozwoli na zmniejszenie kosztów związanych z organizacją.

Jeśli istnieje taka możliwość, można także postarać się o pozyskanie sponsorów, którzy swoimi pieniędzmi pomogą nie tylko uświetnić spotkanie, ale przede wszystkim wpłynąć na promocję konferencji np. obejmując nad nią patronat. W pewnych okolicznościach tj. w zależności od charakteru planowanego spotkania, można także postarać się o refundację kosztów z funduszów unijnych, jakie pochłonęła organizacja konferencji.

Dobrą wiadomością dla wszystkich przedsiębiorców będzie z pewnością fakt, że wydatki poniesione na organizowanie imprez firmowych, w tym także konferencji, o ile są racjonalne i wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami firmy, spełniają wymogi określone w art.15 ust. 1 ustawy o CIT , czyli stanowią koszty uzyskania przychodów.

Bardzo ważne jest, by budżet udało się zamknąć. Kiedy rodzą się wątpliwości co do tej kwestii, warto nie tylko zastanowić się nad zmianą ekipy organizacyjnej tak, by można ją było opłacić. Nie będzie dobrym pomysłem całkowita rezygnacja z usług przedsiębiorstwa, które zawodowo zajmuje się przygotowaniem spotkania naukowego/zawodowego, zwłaszcza wtedy, kiedy planowana konferencja jest jedną z pierwszych, której organizację się podjęło. Wielość szczegółów organizacyjnych, z którymi nie zawsze potrafią sobie poradzić zawodowcy, osobę, która się nie trudni tym na co dzień, może po prostu przerosnąć.

Organizacja konferencji związana jest z koniecznością współpracy z wieloma podwykonawcami, a w związku z tym mogą pojawić się zwyczajnie problemy np. z terminowością. Nie trzeba się jednak tym tak bardzo przejmować, gdyż uczestnicy konferencji mają pozytywne nastawienie co do biegu wydarzeń. Nie po to uczestniczą w imprezie, by szukać przysłowiowej dziury w całym, ale raczej by wybrać z tego pobytu jak najwięcej korzyści - naukowych, merytorycznych, towarzyskich, kulturalnych, turystycznych. Jeśli więc wszystko poszło zgodnie z planem standardu, małe niedociągnięcia da się wybaczać, zwłaszcza że takie rzeczy zdarzają się nawet najlepszym, na całym świecie.

Na koniec w dobrym tonie będzie podziękowanie wszystkim uczestnikom konferencji za przybycie. Można tego dokonać drogą e-mailową. Warto także umieścić na stronie internetowej sprawozdanie z konferencji, okraszając informacje fotografiami ze zjazdu. To także doskonała forma promocji, jeśli planuje się organizować konferencję cyklicznie. Warto także umieścić na stronie www prośbę o wypełnienie anonimowych ankiet, w których zebrani będą mogli wypowiedzieć się na temat organizacji konferencji. Pozwoli to usprawnić przyszłe działania tak, by zadowolić wszystkich oraz przyczynić się do wielu pięknych wspomnień.

Budżet, odpowiednio dobrane miejsce i czas, pyszne jedzenie oraz prospekty dla uczestników konferencji to tylko nieliczne elementy, które składają się na dobrze zorganizowaną konferencję. One same nie świadczą jednak o sukcesie przedsięwzięcia. Jest on uzależniony przede wszystkim od zadowolenia uczestników.

natalia jurga

Źródło:

Konferencyjne.pl

Biznes.interia.pl