Świąteczna Kolacja przy świecach, często w uroczej atmosferze, w blasku jarzących się choinkowych ozdób, w nastroju kolęd, wśród najbliższych. To scenariusz typowej Wigilii w naszych domach, jednak coraz częściej w miejscach naszej pracy pojawia się także pomysł na spędzenie uroczystej Wigilii wśród pracodawców i współpracowników.

Podczas organizacji wydarzeń firmowych pojawiają się pytania, spekulacje, głosy zwolenników i głosy przeciwników, tak też dzieje się podczas przygotowań do Wigilii Firmowej. Padające najczęściej pytania to: po co organizować wigilię w pracy - powody organizacji, w jaki sposób podejść do realizacji tej uroczystości, jaki będzie przebieg uroczystości oraz oczywiście pytanie o obecność.

Większość osób zastanawia się dlaczego szef, właściciel, czy dyrektor postanowił zorganizować Wigilię w miejscu pracy? Czy chodzi mu o integrację pracowników, o wspólne świętowanie, o wynagrodzenie swoim pracownikom ciężkiej pracy miłym akcentem? Czy raczej jest to kolejny moment do lansowania własnej osoby, do poruszania tematów ważnych dla organizacji, czy też ustalaniu kolejnych kroków w działaniu firmy?

Dobry pracodawca z wyprzedzeniem ustali przebieg każdego spotkania firmowego, także Wigilii. A organizując Firmową Wigilię nastawi się na spędzenie uroczych chwil w nastroju kolęd i blasku ozdób choinkowych, bez kierowania rozmów na działalność firmy.

Podchodząc do organizacji tego najważniejszego dnia w roku, warto ustalić kilka kluczowych elementów, na których będzie opierać się całe spotkanie.

1. Miejsce Wigilii? - Czy ma to być salka konferencyjna znajdująca się na terenie miejsca pracy? Czy raczej sala restauracyjna w pobliskich punktach hotelowych, centrach konferencyjnych, czy w pensjonatach?

Organizacja Wigilii w miejscu pracy ma swoje zalety i wady. Między innymi oczywistą zaletą jest brak ponoszonych kosztów za wynajem sali. Koszty pojawiają się dopiero przy planowaniu menu i wystroju sali. Należy sprawdzić chęć pracowników do przygotowania własnoręcznego poszczególnych dań, jeżeli istnieje taka wola, warto z niej skorzystać. Trzeba pamiętać, że w takiej sytuacji nie wolno robić nic na siłę! Nie wolno przymuszać pracowników do przygotowania posiłków. Ten dzień ma być dla nich nagrodą, a nie dodatkowym sprawdzianem zaangażowania w sprawy firmy. Warto pomyśleć o firmie cateringowej.

Organizując Wigilię w profesjonalnej sali restauracyjnej musimy jedynie ustalić zakres menu, oprawę muzyczną, wystrój, dodatkowo, czy mają pojawić się akcenty konkursów wigilijnych, na przykład konkurs kolęd z mini nagrodami lub inne tego typu formy rozrywki? Koszty oczywiście będą znacznie większe, jednak tak spędzony wieczór przypadnie do gustu większości pracowników. Warto ustalić także to, kto będzie prowadził spotkanie wigilijne? Czy będzie to sam szef – zachęcający do konkursów i śpiewu kolęd? Czy raczej osoba zewnętrzna z obsługi punktu hotelowego?

2. Dzielenie się opłatkiem? Tak, czy nie?

Zwyczaj dzielenia się opłatkiem jest bardzo osobistym akcentem każdej Wigilii, kojarzy się ze składaniem życzeń najbliższym członkom rodziny. A dodatkowo wymieniamy się wówczas uściskami, drobnymi pocałunkami w style europejskim, także jest to sytuacja wysoce krępująca dla niektórych osób. Tym bardziej, gdy osoby z pracy nie należą do naszych ulubieńców. Dlatego warto ustalić z wyprzedzeniem to, czy opłatek będzie obecny na wigilijnym stole, czy raczej ograniczymy się do złożenia życzeń na forum grupy.

3. Czas Wigilii?

Warto zastanowić się nad tym, czy Wigilia odbyć się ma w godzinach pracy, czy też wieczorem określonego dnia?

Jeżeli zdecydujemy się na wigilię w obrębie godzin pracy musimy liczyć się z tym, że ciężko będzie uzyskać atmosferę i nastrój adekwatny dla tej uroczystości. Natomiast możemy liczyć na obecność wszystkich pracowników. Jeżeli natomiast zorganizujemy uroczystość po godzinach pracy możemy liczyć się z tym, iż osoby nie stawią się na Wigilię. Warto przy tej okazji z minimum tygodniowym wyprzedzeniem stworzyć listę chętnych na uroczystość, która ułatwi nam planowanie miejsc i menu. Warto pamiętać o tym, iż nie należy przymuszać nikogo do uczestnictwa w Wigilii. Jest to osobista decyzja, którą mamy tylko odnotować.

4. Jaki ma być ogólny charakter spotkania?

Organizator lub szef musi zdecydować się na charakter spotkania wigilijnego. Czy ma to być tradycyjne czczenie dnia Narodzin Chrystusa, z 12 daniami i kolędami w tle? A może coraz bardziej modne Christmas Party – typowa impreza świąteczna dla firm? Pomyślmy o tym i poinformujmy pracowników o podjętej decyzji. To ułatwi im sprawę odnośnie przygotowania chociażby odpowiedniego stroju na ten dzień. W przypadku opcji pierwszej zdecydowanie bardziej odpowiedni będzie strój uroczysty - wręcz galowy, natomiast w przypadku drugim można zdecydowanie pokusić się o o odrobinę szaleństwa i dowolność (czapki mikołaja dla każdego uczestnika, lub czapki śnieżynki, itp.)

5. Kwestia ostatnia, to kwestia upominków.

W założeniu ogólnym powinien znaleźć się podpunkt, który informowałby pracowników o tym, czy mile widziane będą drobne prezenty przekazywane sobie wzajemnie tak, jak to miało miejsce w latach szkolnych, czyli poprzez losowanie osoby dla której będziemy przygotowywać drobiazg w określonej cenie. Albo rezygnacja z tego typu akcentów o której też należy poinformować pracowników. Jeżeli natomiast szef podaje informację, iż będzie wręczał upominki osobiście od siebie każdemu pracownikowi (jeden typ dla każdego, na przykład kalendarz na nowy rok, bony pieniężne), wówczas pracownicy mogą przygotować upominek dla szefa. Z tym, że nie ma to być okazja do wykazywania się i pokazywania swoich oryginalnych pomysłów specjalnie dla „ukochanego szefa” :) ,a raczej drobny dowód wdzięczności i uznania. Może to być oryginalna duuuża karta z życzeniami od całej załogi, stroik na stół Wigilijny, kolędy dobrego wykonawcy, bądź bilety na koncert noworoczny w naszej miejscowości.

Organizując Firmową Wigilię nie popadaj w panikę, zastosuj się do kilku kluczowych zasad sprawdź budżet na uroczystość i realizuj krok po kroku plan działania.

Powodzenia...

M-S-M

Sprawdź dostępną ofertę organizatorów imprez: www.organizatorzyimprez.pl